Wie die Suche arbeitet

Sie müssen dafür nichts einstellen. Dieses Kapitel erklärt, warum bestimmte Treffer oben stehen — das hilft beim Formulieren guter Fragen und beim Einschätzen der Antworten.

Zwei Suchverfahren gleichzeitig

Bei jeder Wissenssuche laufen zwei Verfahren parallel:

• Inhaltliche Suche — findet Dokumente, die sinngemäß zur Frage passen, auch wenn sie andere Wörter verwenden.
• Begriffssuche — findet Dokumente, in denen die exakten Begriffe Ihrer Frage vorkommen.

Beide Ergebnislisten werden zusammengeführt. Was in beiden weit vorne liegt, steht auch in der Antwort ganz oben.

Besonders spürbar ist das bei Fragen mit:

• Aktenzeichen und Geschäftszahlen
• Paragraphen- und Normverweisen
• Eigennamen von Personen, Stellen und Vorhaben
• hausinternen Abkürzungen

Bei rein inhaltlichen Fragen — „Wie funktioniert …?" — trägt die inhaltliche Suche die Hauptlast.

Für Sie heißt das: Nennen Sie ruhig die exakte Geschäftszahl oder den genauen Paragraphen, wenn Sie ihn kennen. Das schadet der Suche nicht, sondern hilft ihr.

Aktualität zählt mit

Bei vergleichbarer inhaltlicher Passung wird das frischere Dokument bevorzugt.

Zwei Beispiele:

1. Zwei gleich gute Treffer, unterschiedliches Alter. Ein Dokument ist einen Monat alt, das andere zehn Jahre. Das neuere erscheint weiter oben.
2. Ein sehr guter alter gegen einen schwachen neuen Treffer. Eine ältere Vorschrift, die genau Ihre Frage trifft, steht weiterhin über einer aktuellen Notiz, die das Thema nur streift.

Aktualität entscheidet also Gleichstände — sie ersetzt die inhaltliche Passung nicht. Eine deutlich präzisere ältere Quelle bleibt oben.

Welches Datum zählt

Maßgeblich ist ausschließlich das tatsächliche Änderungsdatum des Dokuments an seiner Herkunft:

Herkunft des Dokuments	Datum zählt mit
Dateiablage im Intranet	ja — „zuletzt geändert" der Datei
Dokumentenbibliothek / Seiten	ja — „zuletzt geändert" der Datei bzw. Seite
Eingelesene Webseite	ja, sofern die Seite ihr Änderungsdatum selbst angibt
Datei, die an einer Webseite hängt	nein
Selbst hochgeladene Datei	wird angezeigt, zählt aber nicht mit

Bei eingelesenen Webseiten hängt es also von der Seite ab. Viele Behörden- und Nachrichtenseiten geben ihr Änderungsdatum an; wo das fehlt, wird die Seite wie ein Dokument ohne Datum behandelt — also weder bevorzugt noch benachteiligt. Gibt eine Seite nur an, wann sie veröffentlicht wurde, zählt ersatzweise dieses Datum.

Bei selbst hochgeladenen Dateien übermittelt Ihr Browser das Datum, das die Datei auf Ihrem Rechner trägt. Sie sehen es in den Quellenangaben als „Dateidatum" — für die Reihenfolge zählt es aber bewusst nicht. Es lässt sich nämlich am eigenen Gerät verändern, und wer ein Dokument hochlädt, ist zugleich die Person, der eine bessere Platzierung nützt. Das Datum bleibt trotzdem nützlich: Es beantwortet „von wann ist diese Datei eigentlich?", ohne die Reihenfolge Ihrer übrigen Treffer zu beeinflussen.

Der Zeitpunkt, zu dem ein Dokument aufgenommen wurde, zählt bewusst nicht als Aktualität. Sonst würde ein zehn Jahre altes Dokument, das gestern erst eingelesen wurde, fälschlich als brandaktuell gelten.

Beide Angaben können in einer Antwort auftauchen, und sie bedeuten Verschiedenes:

• Stand: das Änderungsdatum des Dokuments selbst, wie es die Herkunft meldet. Nur dieses zählt für die Reihenfolge.
• Dateidatum: das Datum, das eine hochgeladene Datei auf dem Rechner der hochladenden Person trug. Aussagekräftig, aber ungeprüft — und deshalb ohne Wirkung auf die Reihenfolge.
• aufgenommen: der Zeitpunkt, zu dem es in die Wissensbasis kam — nützlich für Fragen wie „das Dokument, das ich letzte Woche hochgeladen habe", aber kein Hinweis darauf, wie aktuell der Inhalt ist.

Dokumente ohne verwertbares Datum werden weder bevorzugt noch benachteiligt; sie werden allein nach inhaltlicher Passung eingeordnet. Dasselbe gilt für unplausible Datumsangaben — etwa ein Dokument, das ein Datum weit in der Zukunft trägt. Solche Angaben werden verworfen, damit ein einzelnes falsches Datum die Reihenfolge Ihrer übrigen Treffer nicht verzerrt.

Ob die Aktualität überhaupt mitgewichtet wird, entscheidet der Habicht-Support pro Arbeitsbereich.

Was Sie davon sehen

Die Quellenangaben und ihre Relevanzwerte sehen aus wie immer. Verändert wahrnehmen werden Sie allenfalls die Reihenfolge der Quellen, wenn frische und ältere Dokumente ähnlich gut passen.

Wenn Sie einen erwarteten Treffer nicht bekommen

1. Genauer formulieren. Nennen Sie Aktenzeichen, Paragraphen oder den genauen Titel des gesuchten Dokuments.
2. Suchbereich prüfen. Steht die Schaltfläche über dem Eingabefeld auf Ohne Quellen oder auf wenigen Ordnern, wird nur dort gesucht — siehe Suchbereich wählen.
3. Berechtigung prüfen. Sie finden nur, worauf Sie Zugriff haben. Fehlt Ihnen ein Ordner, wenden Sie sich an Ihre Administration.
4. Vorhandensein prüfen. Sehen Sie im Wissensbereich nach, ob das Dokument überhaupt abgelegt und die Verarbeitung abgeschlossen ist.