Anhänge mitschicken

Sie können Bilder und Dokumente direkt an eine Nachricht hängen.

Zwei Wege

• Über das Plus-Symbol links neben dem Eingabefeld: Bild hochladen oder Dokument hochladen wählen und die Dateien im Dateidialog aussuchen. Sie können dort mehrere Dateien auf einmal markieren.
• Per Ziehen und Ablegen: Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien aus einem anderen Programm über das Fenster. Es erscheint eine große Ablagefläche mit der Beschriftung „Datei hier ablegen". Lassen Sie die Dateien an beliebiger Stelle los.

Pro Nachricht sind bis zu fünf Anhänge möglich.

Während eine Antwort erzeugt wird, ist das Ablegen deaktiviert. Warten Sie, bis die Antwort fertig ist.

Was mit dem Anhang passiert

Hängen Sie eine Datei an, wird das Wissen Ihrer Organisation nicht automatisch durchsucht. Der Inhalt der Datei fließt direkt in die Unterhaltung ein, und Ihre Frage wird vorrangig daraus beantwortet.

Zusätzlich intern gesucht wird nur, wenn Ihre Frage klar über die Datei hinausgeht — etwa „Vergleiche dieses Dokument mit unseren internen Richtlinien". Geht es allein um die Datei, bleibt die interne Suche aus. So wird ein hochgeladenes Dokument nicht unnötig von Suchtreffern überlagert.

Das gilt für die ganze Unterhaltung, nicht nur für die Nachricht mit dem Anhang. Sie müssen die Datei für Rückfragen also nicht erneut hochladen: Solange sie in der Unterhaltung steht, bleibt sie die Grundlage der Antworten. Sie können den Anhang auch mehrere Nachrichten später noch aus verschiedenen Blickwinkeln durchgehen.

Tabellen: Excel und CSV

Tabellen behandelt der Assistent anders als Text-Dokumente, und das ist der Grund, warum sich damit sinnvoll arbeiten lässt.

Ein Text-Dokument wird beim Anhängen in Text umgewandelt, und dieser Text steht dann in der Unterhaltung. Eine Tabelle dagegen bleibt als Datei liegen. Der Assistent sieht zunächst nur ein Inhaltsverzeichnis: Dateiname, Größe, die Namen der Tabellenblätter und wie viele Zeilen und Spalten jedes hat. Braucht er Werte, holt er sie sich gezielt — ein Blatt, ein Zeilenbereich, eine gesuchte Zelle. Sie sehen diese Zugriffe in der Antwort als Werkzeugschritte.

Das hat drei praktische Folgen:

• Uhrzeiten und Datumsangaben stimmen. Excel speichert 07:30 intern als Zahl. Bei einer Textabschrift kam davon schon mal 0,3125 an. Der Assistent liest jetzt den formatierten Wert.
• Große Tabellen funktionieren. Es wird nicht mehr die ganze Tabelle in die Unterhaltung kopiert, sondern nur das, was gerade gebraucht wird. Eine Datei mit vielen tausend Zeilen ist damit kein Problem mehr.
• Der Assistent kann nachschlagen. Fragen Sie später nach einer anderen Spalte, liest er einfach nochmal — Sie müssen nichts erneut hochladen.

Unterstützt werden .xlsx, .xlsm und .csv. Das alte Format .xls und OpenDocument-Tabellen (.ods) kann der Assistent nicht lesen; speichern Sie solche Dateien vorher als .xlsx.

Auswertungen über die ganze Tabelle sind möglich: Summen, Zählungen, Vergleiche pro Tag oder pro Person. Der Assistent schätzt dabei nicht und addiert auch nichts im Kopf — er stellt eine Abfrage an die Datei und übernimmt das Ergebnis. Zu jedem Wert kann er die Zeilennummer nennen, unter der er in Ihrer Datei steht.

Was Sie prüfen sollten: ob die Zuordnung stimmt. Der Assistent muss erkennen, welche Spalte die Arbeitszeit enthält und welche die Pause. Bei einer ungewöhnlich aufgebauten Tabelle kann er sich vertun. Fragen Sie im Zweifel nach, worauf sich eine Zahl stützt — er nennt Ihnen Blatt und Zeile.

Angehängte Dateien bleiben erhalten

Eine angehängte Datei gehört ab dem Hochladen zur Unterhaltung, nicht zur einzelnen Nachricht. Sie können sie über das Symbol an der Nachricht wieder herunterladen — Sie bekommen dieselbe Datei zurück, die Sie hochgeladen haben — oder aus der Unterhaltung entfernen.

Eine Datei wieder entfernen

Es gibt zwei Stellen, an denen Sie eine Datei loswerden:

• Bevor Sie absenden: Auf der Kachel über dem Eingabefeld sitzt ein Kreuz. Damit nehmen Sie den Anhang zurück.
• Danach — und für alles, was schon länger in der Unterhaltung liegt: Sobald die Unterhaltung mindestens eine Datei enthält, steht über dem Eingabefeld Dateien verwalten. Darunter klappt eine Liste aller Dateien dieser Unterhaltung auf, mit Name, Größe und Datum. Jede Zeile hat eine eigene Schaltfläche zum Entfernen; welche Datei sie betrifft, steht im Namen der Schaltfläche. Vor dem Entfernen werden Sie einmal gefragt.

In beiden Fällen wird die Datei wirklich gelöscht, nicht nur ausgeblendet: Der Assistent kann sie danach nicht mehr lesen, auch nicht auf Rückfrage. Entfernt wird dabei auch der Text, der beim Hochladen aus der Datei gelesen und Ihrer Nachricht beigefügt wurde. Das lässt sich nicht rückgängig machen — brauchen Sie die Datei weiter, laden Sie sie erneut hoch.

Was nicht verschwindet: Antworten, die der Assistent vorher zu der Datei gegeben hat, bleiben im Verlauf stehen. In einer sehr langen Unterhaltung kann außerdem die interne Zusammenfassung älterer Beiträge noch Angaben daraus enthalten — siehe Lange Unterhaltungen. Soll von einer Datei gar nichts übrig bleiben, löschen Sie die ganze Unterhaltung.

Klappt das Entfernen nicht, bleibt die Datei sichtbar stehen und Sie bekommen einen Hinweis. Das ist Absicht: Eine verschwundene Zeile würde behaupten, die Datei sei weg, obwohl sie noch da ist.

Solange eine Datei in der Liste steht, zählt sie außerdem gegen die Höchstzahl von Dateien je Unterhaltung. Meldet ein Hochladen, die Unterhaltung sei voll, führt Sie derselbe Hinweis direkt zu dieser Liste.

Wie lange die Dateien aufbewahrt werden, legt Ihre Organisation fest; üblich sind 90 Tage. Danach bleibt in der Unterhaltung sichtbar, dass die Datei angehängt war, aber der Inhalt ist weg. Fragen Sie dann danach, sagt Ihnen der Assistent, dass die Datei abgelaufen ist. Laden Sie sie in diesem Fall einfach erneut hoch.

Sehr lange Dokumente

Wie viel von einem Dokument gelesen werden kann, hängt vom Sprachmodell ab: jedes Modell hat ein begrenztes „Gedächtnis" für eine einzelne Anfrage. Ein leistungsfähiges Modell verarbeitet ein Vielfaches dessen, was ein kleineres schafft. Das System richtet sich automatisch nach dem Modell, das für Ihre Unterhaltung eingestellt ist — Sie müssen dazu nichts einstellen.

Passt ein Dokument nicht vollständig hinein, wird mit dem verfügbaren Auszug gearbeitet und Sie werden in der Antwort ausdrücklich darauf hingewiesen. Der fehlende Teil wird nicht ersatzweise im internen Wissen gesucht.

Eine Kürzung sehen Sie außerdem schon vor dem Absenden: Der Anhang bekommt dann eine gelb hinterlegte Kachel mit dem Hinweis „gekürzt — nur die ersten … Zeichen werden ausgewertet". Prüfen Sie in diesem Fall, ob Ihre Frage den ausgewerteten Teil überhaupt betrifft. Bei Tabellen (etwa CSV-Dateien) bedeutet eine Kürzung, dass die hinteren Zeilen fehlen — eine Zusammenfassung „über alle Einträge" wäre dann unvollständig, ohne dass man es der Antwort ansieht.

Wenn Ihnen das regelmäßig passiert, sprechen Sie Ihre Administration an: Ein Modell mit größerem Gedächtnis kann dieselbe Datei unter Umständen vollständig lesen.

Lange Unterhaltungen über eine Datei

Je länger eine Unterhaltung wird, desto mehr muss in dasselbe begrenzte Gedächtnis passen. Wird es eng, gibt zuerst der bisherige Gesprächsverlauf Platz ab — der Anhang zuletzt, weil er als Einziger nicht wiederbeschafft werden kann. Auch wenn ältere Nachrichten automatisch zusammengefasst werden (siehe Lange Unterhaltungen), bleibt der Anhang davon ausgenommen und wird weiterhin vollständig mitgeführt.

Muss am Ende doch vom Dokument gekürzt werden, sehen Sie das direkt unter der betroffenen Antwort als Hinweis, der die Datei beim Namen nennt. Der Hinweis gehört zu genau dieser Antwort und bleibt dort stehen, auch wenn die Unterhaltung weiterläuft — so bleibt nachvollziehbar, welche Antwort auf einer gekürzten Grundlage entstanden ist. Sie werden nicht aufgefordert, die Datei erneut hochzuladen, und der fehlende Teil wird nicht ersatzweise anderswo gesucht. Wenn Sie danach wieder mit dem vollständigen Dokument arbeiten möchten, beginnen Sie eine neue Unterhaltung und stellen Ihre Frage dort direkt — siehe Lange Unterhaltungen.

Brauchen Sie den vollständigen Inhalt eines sehr großen Dokuments, legen Sie es besser dauerhaft im Wissensbereich ab — siehe Dokumente hochladen.

Grenzen

Grenze	Standardwert
Dateien pro Nachricht	5
Dateien je Unterhaltung	50
Größe einer Dokumentdatei	20 MB
Größe einer Bilddatei	10 MB
Eingelesener Text je Dokument	500 000 Zeichen
Davon tatsächlich ausgewertet	so viel, wie das Modell aufnehmen kann
Aufbewahrung angehängter Dateien	90 Tage

Die beiden letzten Zeilen gelten nicht für Tabellen: Aus einer Tabelle wird kein Text eingelesen, der Assistent liest sie bei Bedarf direkt.

Ihre Organisation kann abweichende Werte eingestellt haben. Die letzte Zeile ist der Grund, warum ein Dokument gekürzt werden kann, obwohl es die Grenze darüber einhält.

Wenn Sie regelmäßig mehr oder größere Dateien mitschicken möchten, ist das ein Hinweis darauf, dass die Dokumente in den Wissensbereich gehören: Dort werden sie einmal abgelegt und stehen danach in jeder Unterhaltung zur Verfügung.

Typische Meldungen

Meldung	Bedeutung und Abhilfe
„Maximal 5 Anhänge pro Nachricht"	Überzählige Dateien entfernen oder auf mehrere Nachrichten verteilen
„Anhänge zu groß"	Einzelne Dateien entfernen oder verkleinern; für PDF und Office-Dateien besser den Wissensbereich nutzen
„Diese Unterhaltung hat zu viele Dateien"	Die Obergrenze von 50 Dateien ist erreicht — nicht mehr benötigte Dateien entfernen oder eine neue Unterhaltung beginnen
„Diese Datei ist abgelaufen"	Die Aufbewahrungsfrist ist vorbei; die Datei erneut hochladen
„Dieses Dateiformat kann ich nicht lesen"	Bei .xls oder .ods: als .xlsx speichern und erneut hochladen