Einen Assistenten ausführen

Die Oberfläche führt Sie Schritt für Schritt. Sie sehen jederzeit, wo Sie stehen, was gerade passiert und was als Nächstes kommt.

Die Schrittleiste

Links begleitet Sie eine Leiste mit allen Schritten — mit verständlichen Namen statt technischer Bezeichnungen. Jeder Schritt trägt einen Status:

Status	Darstellung
Erledigt	Haken; die Linie nach unten wird grün
Läuft gerade	hervorgehoben
Wartet auf Eingabe	gold markiert — der Assistent braucht etwas von Ihnen
Als Nächstes / Ausstehend	neutral
Fehlgeschlagen / Übersprungen	rot beziehungsweise neutral

Schritte, die der Assistent ohne Ihr Zutun erledigt — etwa das Planen und Erzeugen von Inhalten —, fasst die Leiste zu einem Eintrag Wird erstellt zusammen. Läuft dort eine Schleife, sehen Sie den Fortschritt als „3/7" und die gerade laufende Tätigkeit. Gezählt werden nur die Schritte, in denen Sie selbst etwas tun oder ein Ergebnis sehen.

Oben rechts sehen Sie Ihre Position, etwa „2 / 3"; darüber zeigt ein schmaler Balken den Gesamtfortschritt.

Die drei Zustände

1. Eingabe. Braucht ein Schritt etwas von Ihnen, erscheint ein Formular. Mit Weiter geht es zum nächsten Schritt.

Manche Schritte sind ein Gespräch statt eines Formulars. Sie schreiben in das Nachrichtenfeld, der Assistent antwortet, und Sie können nachfragen, so oft Sie möchten. Das Gespräch sieht aus wie der Chat: Ihre Nachrichten rechts, die Antworten links. Ist alles gesagt, beenden Sie den Schritt mit Fertig neben der Senden-Schaltfläche; der Lauf geht dann mit dem nächsten Schritt weiter. Bricht die Übertragung einer Antwort ab, bleibt Ihre Nachricht erhalten, und Sie können sie erneut senden.

Hat die Person, die den Assistenten gebaut hat, dem Gespräch Wissen oder Werkzeuge mitgegeben, sehen Sie dieselben Elemente wie im Chat: eine Werkzeug-Karte für jeden Aufruf mit Live-Status, Quellenangaben [1], [2] in der Antwort, die sich anklicken lassen, und bei einem Werkzeug mit weitreichender Wirkung einen Bestätigungsdialog, bevor etwas ausgeführt wird. Welche Ordner und Werkzeuge das sind, legt der Assistent fest — Sie können sie im Gespräch nicht ändern, aber vor dem Start in der Übersicht nachlesen.

2. Verarbeitung. Während gearbeitet wird, sehen Sie einen Hinweis, was gerade geschieht, und eine Vorschau, die sich aufbaut:

• Jeder Recherche- oder Werkzeugschritt erscheint als eigene Zeile — mit Ladeanzeige während der Ausführung und Haken danach.
• Sobald geschrieben wird, erscheint der Text Wort für Wort in der Vorschau.

Der Lauf läuft im Hintergrund weiter. Sie können den Tab schließen und später über den Verlauf zurückkehren. Verarbeitet der Assistent gerade mehrere Elemente nacheinander, zeigt die Kopfzeile Wird im Hintergrund verarbeitet – das ist der Assistent selbst bei der Arbeit, Ihre Daten bleiben im System.

3. Ergebnis. Am Ende erscheint ein Hinweis und darunter das Ergebnis mit den Schaltflächen zum Kopieren und Herunterladen — siehe Ergebnisse und Verlauf.

Darunter finden Sie Erneut ausführen und Zur Assistenten-Übersicht. Beide erscheinen auch nach einem abgebrochenen Lauf.

Zwei Hinweise zur Bedienung

• Nicht doppelt absenden. Dauert es einen Moment, klicken Sie nicht erneut auf Absenden — die Antwort läuft im Hintergrund weiter.
• Ein Tab pro Lauf. Bedienen Sie einen laufenden Schritt in einem Tab. Senden Sie denselben Lauf in einem zweiten Tab ab, wird die zweite Eingabe abgelehnt, damit das Ergebnis nicht doppelt entsteht.

Optionale Schritte überspringen

Manche Schritte sind als optional angelegt. Wartet ein solcher Schritt auf Ihre Eingabe, erscheint darunter Schritt überspringen. Ein Klick markiert ihn als übersprungen — sichtbar im Verlauf — und springt zum nächsten Schritt.

Folgeschritte, die das Ergebnis normalerweise verwenden würden, kommen damit zurecht: Sie behandeln es als leer und brechen den Lauf nicht ab.

Nur wer den Lauf gestartet hat, kann überspringen, und nur solange der Schritt auf eine Eingabe wartet. Pflichtschritte lassen sich nicht überspringen.

Die Adresse gehört zum Lauf

Sobald ein Lauf gestartet ist, wechselt die Adresse in der Adresszeile des Browsers auf diesen Lauf. Laden Sie die Seite neu, öffnet sich derselbe Lauf — es wird kein neuer gestartet. Mit Zurück im Browser gelangen Sie ebenfalls nicht zu einem Neustart, sondern auf die Seite davor. Die Adresse können Sie als Lesezeichen ablegen, um später zum Lauf zurückzukehren.

Einen neuen Lauf desselben Assistenten starten Sie mit Erneut ausführen oder aus der Assistenten-Übersicht.

Einen unterbrochenen Lauf fortsetzen

Mussten Sie unterbrechen, finden Sie den Lauf im Verlauf wieder. Fortsetzen öffnet ihn genau dort, wo Sie aufgehört haben.

Das gilt auch dann, wenn der Assistent inzwischen archiviert, von einer anderen Person erstellt oder seit dem Start geändert wurde: Ihr Lauf zeigt weiterhin die Schritte, mit denen er begonnen hat.

Wenn etwas schiefgeht

Schlägt ein Schritt fehl, wird das mit einer kurzen Erklärung angezeigt. Ihre bereits gemachten Eingaben bleiben erhalten. Sie können Erneut versuchen oder zur Übersicht zurückkehren.

Bricht eine Antwort mitten in der Erzeugung ab, wird der Schritt sauber als fehlgeschlagen markiert — eine halbe Antwort wird nicht gespeichert.

Wenn sich ein Assistent nicht starten lässt

Öffnen Sie einen Link zu einem Assistenten, der Ihnen nicht freigegeben ist — oder einen, den es so gar nicht gibt —, erscheint kein Lauf, sondern eine Meldung und darunter Zur Assistenten-Übersicht.

Die Meldung nennt beide Möglichkeiten und lässt offen, welche zutrifft. Das ist Absicht: Andernfalls ließe sich über die Fehlermeldung herausfinden, welche Assistenten es in Ihrer Organisation gibt. Haben Sie den Link von einer Kollegin oder einem Kollegen erhalten, wenden Sie sich an Ihre Administration — dort lässt sich eine Freigabe klären.

Dasselbe gilt für einen Lauf aus dem Verlauf, der sich nicht mehr öffnen lässt.

Einen Lauf abbrechen

Über Abbrechen oben rechts beenden Sie den Lauf. Sie werden vorher um Bestätigung gebeten; bereits abgeschlossene Schritte bleiben erhalten.

Das geht ab dem ersten Schritt — auch dann, wenn der Assistent gerade erst anläuft und noch kein Formular erschienen ist.

Ein abgebrochener Lauf bleibt abgebrochen. Arbeitete der Assistent beim Abbrechen gerade an einer Antwort, wird diese nicht mehr übernommen, auch wenn sie kurz danach fertig wird. Die Schrittleiste zeigt dann keinen laufenden Schritt mehr; stattdessen stehen Erneut ausführen und Zur Assistenten-Übersicht bereit.

Lässt sich der Lauf nicht abbrechen, erscheint ein Hinweis — der Lauf läuft dann weiter, und Sie können es erneut versuchen.

Wenn ein Lauf auf eine Genehmigung wartet

Enthält ein Assistent einen Genehmigungsschritt, hält der Lauf dort an. Auf der Laufseite steht dann Wartet auf Genehmigung mit dem Namen des Schritts und den Personen, die entscheiden dürfen. Die Personen, die entscheiden sollen, bekommen eine Benachrichtigung in der Glocke — mit Ihrem Namen als antragstellender Person.

Dürfen Sie selbst entscheiden, gibt es zwei Wege:

• In der Glocke: Akzeptieren oder Ablehnen direkt an der Benachrichtigung. Nach Ihrer Bestätigung ist die Entscheidung getroffen, und der Lauf geht weiter beziehungsweise endet. Verlangt der Assistent eine Begründung, führt Sie die Glocke stattdessen zur Entscheidungsseite. Öffnen führt jederzeit dorthin.
• Auf der Entscheidungsseite: über Jetzt entscheiden auf der Laufseite oder Öffnen in der Benachrichtigung. Dort sehen Sie den Kontext des Laufs, wählen eine der angebotenen Entscheidungen und können eine Begründung angeben.

Sobald eine berechtigte Person entschieden hat — gleich auf welchem Weg —, schließen sich die Anfragen bei allen anderen. Die Entscheidung wird mit Namen und Zeitpunkt protokolliert; bei einer Ablehnung sieht die antragstellende Person, wer abgelehnt hat und mit welcher Begründung.

Barrierefreiheit

Statusänderungen werden für Screenreader angesagt. Jeder Status trägt neben der Farbe auch ein Symbol und Text, und alle Aktionen sind mit der Tastatur erreichbar. Ist in Ihrem System „Bewegung reduzieren" aktiviert, werden Animationen dezenter dargestellt.