Werkzeuge im Chat

Neben dem Wissen Ihrer Organisation kann der Assistent auch angebundene Fremdsysteme abfragen — etwa ein Ticketsystem, ein Wiki oder einen Dokumentenspeicher. Welche Systeme das sind, richtet Ihre Administration ein.

Zugang herstellen

Manche Systeme verlangen, dass Sie sich einmalig persönlich anmelden — damit greift der Assistent mit Ihren Rechten zu und sieht nur, was Sie ohnehin sehen dürfen.

1. Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen.
2. Klicken Sie beim gewünschten System auf Verbinden.
3. Je nach System öffnet sich ein Anmeldefenster, oder Sie hinterlegen einen persönlichen Zugriffsschlüssel, den Sie in jenem System erzeugt haben.

Einmal hergestellte Verbindungen bleiben bestehen; eine regelmäßige Neuanmeldung ist nicht nötig.

Verwenden

Fragen Sie einfach im Chat nach dem, was Sie brauchen — etwa „Welche Tickets sind auf mich zugewiesen?" oder „Suche im Wiki nach dem Sicherheitsleitfaden". Nennen Sie das System, wenn Sie es kennen — „in unserem Ticketsystem …" —, dann sucht der Assistent gezielt dort. Er bekommt zu jeder Frage die passenden Werkzeuge vorgelegt und kann in den übrigen nachsehen, wenn keines davon passt; angebundene Systeme mit sehr vielen Funktionen sind damit genauso gut nutzbar wie kleine.

Der Assistent wählt selbst das passende Werkzeug aus, ruft es auf und verarbeitet das Ergebnis in seiner Antwort.

Welche Werkzeuge für Sie freigeschaltet sind — und ob bei einem davon noch eine Anmeldung fehlt — sehen Sie unter Einstellungen → Integrationen.

Was Sie im Verlauf sehen

• Eine Werkzeug-Karte zeigt, welches Werkzeug aufgerufen wurde.
• Während des Aufrufs erscheint ein Live-Status.
• Schlägt ein Aufruf fehl, wird das gesagt — und es wird versucht, Ihre Frage ohne dieses Werkzeug zu beantworten.

Freigabe bei heiklen Aktionen

Werkzeuge, die etwas verändern oder löschen können, sind als risikoreich eingestuft. Vor jedem solchen Aufruf erscheint ein Bestätigungsdialog. Ohne Ihre ausdrückliche Freigabe passiert nichts.

Das ist bewusst so: Bei Aktionen mit unmittelbaren, schwer umkehrbaren Folgen muss ein Mensch entscheiden — eine Anforderung der europäischen KI-Verordnung an die menschliche Aufsicht.

Eine Aktion, ein Aufruf

Aktionen mit Außenwirkung — etwas anlegen, verschicken, ändern oder löschen — führt der Assistent innerhalb einer Antwort höchstens einmal aus. Arbeitet er eine Antwort in mehreren Schritten ab, greift er auf das bereits erzielte Ergebnis zurück, statt dieselbe Aktion erneut auszulösen; die Werkzeug-Karte zeigt dann das ursprüngliche Ergebnis.

Sollen zwei Dinge angelegt werden, benennen Sie sie unterschiedlich — etwa zwei Tickets mit verschiedenen Titeln. Zwei Aufrufe, die sich nur im Fließtext unterscheiden, gelten als derselbe Vorgang.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung oder Situation	Das hilft
„Keine Werkzeuge verfügbar"	Prüfen Sie unter Einstellungen → Integrationen, ob Ihre Verbindung hergestellt ist. Fehlt das System ganz, ist es noch nicht eingerichtet — fragen Sie Ihre Administration.
„Der Werkzeug-Aufruf hat zu lange gebraucht"	Das Fremdsystem hat nicht rechtzeitig geantwortet. Versuchen Sie es erneut oder formulieren Sie die Frage enger.
„Werkzeug zurzeit gesperrt"	Das Werkzeug hat sich auf Seiten des Fremdsystems geändert und muss von Ihrer Administration erneut freigegeben werden. Das ist eine Schutzmaßnahme gegen unbemerkt ausgetauschte Funktionen.

Sicherheit und Datenschutz

• Ihre Zugangsdaten bleiben geschützt. Sie werden verschlüsselt gespeichert, nie protokolliert und nur für die Dauer eines Aufrufs verwendet.
• Getrennt pro Person. Zwei Personen im selben Arbeitsbereich, die dasselbe Fremdsystem nutzen, arbeiten strikt getrennt. Niemand kann unter fremdem Zugang etwas auslösen.
• Nachvollziehbar. Jeder Werkzeugaufruf wird mit Zeitpunkt, handelnder Person und Werkzeugnamen protokolliert — ohne Ihre Zugangsdaten.