Export und Import

Sie können einen Assistenten als Datei sichern und an anderer Stelle wieder einspielen — etwa um ihn in eine andere Umgebung zu übernehmen oder eine Sicherung anzulegen.

Exportieren

1. Öffnen Sie den Assistenten im Reiter Editor.
2. Wählen Sie oben rechts im ⋮-Menü den Punkt Exportieren.
3. Es wird eine Datei heruntergeladen.

Die Datei enthält nur den Aufbau — Name, Beschreibung, Schritte und deren Anordnung. Sie enthält keine organisationsspezifischen Angaben wie Freigabestatus, Eigentümer oder Sichtbarkeit.

Importieren

1. Gehen Sie auf Verwalten.
2. Klicken Sie auf Importieren.
3. Ziehen Sie die Datei in das gestrichelte Feld oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen. Sie sehen eine Vorschau mit Name und Anzahl der Schritte.
4. Passen Sie bei Bedarf den Kurznamen an — er muss in Ihrer Organisation eindeutig sein.
5. Importieren prüft zuerst, ob die Datei auf Dinge verweist, die es in Ihrer Umgebung nicht gibt. Ist alles vorhanden, wird der Assistent sofort als privater Entwurf angelegt und im Editor geöffnet. Er wird nicht automatisch veröffentlicht. Fehlt etwas, kommt zuerst der Schritt Verweise zuordnen.

Beim Entwickeln: bestehenden Assistenten überschreiben

Wenn Sie im Wechsel exportieren, die Datei anpassen und wieder einspielen, aktivieren Sie im Import-Dialog Bestehenden Assistenten mit diesem Kurznamen überschreiben. Dann wird der Inhalt ersetzt, statt eine zweite Kopie anzulegen.

• Der Assistent behält seine Kennung, seinen Status und seine Sichtbarkeit. Ersetzt werden nur die Inhalte; die Risikoklasse wird neu bestimmt.
• Archivierte Assistenten lassen sich nicht überschreiben.

Vorsicht bei bereits veröffentlichten Assistenten: Ein Überschreiben ändert unmittelbar, was alle anderen sehen. Die Option ist für Entwürfe während der Entwicklung gedacht.

Verweise zuordnen

Eine exportierte Datei kann auf Dinge verweisen, die es nur in der Ursprungsumgebung gibt — einen bestimmten Wissensordner, ein angebundenes Fremdsystem oder ein eigenes Werkzeug. Damit nie versehentlich auf fremde Daten verwiesen wird, übernimmt der Import solche Verweise nie ungeprüft.

Statt sie wortlos zu entfernen, fragt der Import Sie vorher. Sie sehen eine Tabelle mit einer Zeile je Verweis:

Spalte	Was dort steht
Schritt · Feld	Der Schritt so, wie er benannt ist, und wofür der Verweis dort dient
Im Import	Der Name, den die Quelle in der Ursprungsumgebung hatte
Nach dem Import	Ihre Auswahl aus Ihrer eigenen Umgebung

Zu jeder Zeile wählen Sie eines von beidem:

• ein Ziel aus Ihrer Umgebung — angeboten wird nur, worauf Sie selbst zugreifen dürfen;
• Nicht zuordnen (Verweis entfernen) — der Verweis verschwindet, der Schritt bleibt. Das ist die richtige Wahl, wenn es in Ihrer Umgebung nichts Passendes gibt.

Wird derselbe Verweis in mehreren Schritten benutzt, entscheiden Sie einmal — die Auswahl gilt überall.

Importieren bleibt gesperrt, solange eine Zeile offen ist. Kennt das System ein offensichtlich passendes Ziel, ist es bereits ausgewählt und als Vorschlag gekennzeichnet; bestätigen Sie ihn oder wählen Sie etwas anderes. Ein Vorschlag ist nie eine Entscheidung, die an Ihnen vorbei getroffen wird.

Nach dem Import sehen Sie, was zugeordnet wurde und was entfernt werden musste — jeweils mit Schritt, Feld und Name. Prüfen Sie die entfernten Verweise, bevor Sie veröffentlichen:

• Freigabe-Empfänger lassen sich nicht zuordnen. Namentliche Listen sind an Personen der Ursprungsumgebung gebunden und werden entfernt; legen Sie sie im Genehmigungsschritt neu fest. Rollen- und berechtigungsbasierte Angaben bleiben erhalten.
• Alles andere, was Sie auf „Nicht zuordnen" gesetzt haben, verbinden Sie bei Bedarf im Editor.

Ein Ziel aus einer fremden Umgebung wird abgelehnt. Der Import bricht dann ab und sagt es Ihnen, statt den Verweis stillschweigend wegzulassen.

Gut zu wissen

• Die Risikoklasse wird beim Import neu bestimmt — anhand der tatsächlichen Schritte, nicht aus der Datei übernommen. Eine Datei kann sich also keine harmlosere Einstufung mitbringen.
• Kurzname und Sichtbarkeit der Ursprungsfassung werden nicht übernommen. Ein neu importierter Assistent startet immer als privater Entwurf.
• Ist der gewählte Kurzname bereits vergeben, meldet der Import das. Wählen Sie einen anderen oder aktivieren Sie das Überschreiben.