Eigenes Wissen teilen

Was unter Mein Wissen liegt, sehen zunächst nur Sie. Sie können daraus eine einzelne Quelle oder einen ganzen Ordner für andere öffnen — für einzelne Personen oder für eine ganze Gruppe.

So geben Sie frei

1. Öffnen Sie im Wissensbereich unter Mein Wissen die Quelle oder den Ordner.
2. Wechseln Sie in den Reiter Zugriff. Über Hinzufügen (bei einer Quelle: Benutzer hinzufügen) öffnet sich der Freigabe-Dialog.
3. Wählen Sie im Reiter Mitglied eine Person über Namen oder E-Mail-Adresse — oder im Reiter Gruppe eine Gruppe aus dem Gruppenbaum Ihres Arbeitsbereichs. Die Suche greift auf Name und Beschreibung.
4. Legen Sie Lesen oder Verwalten fest.

Freigegeben mit	Was die andere Seite darf
Lesen	Inhalte ansehen und den Assistenten darin suchen lassen
Verwalten	Zusätzlich Dateien hochladen, Dokumente löschen, die Quelle umbenennen und abgleichen

Verwalten reicht bewusst nicht weiter. Folgendes bleibt immer Ihnen als Eigentümerin oder Eigentümer vorbehalten — auch wenn die Freigabe über eine Gruppe läuft:

• die Quelle selbst löschen,
• ihre Konfiguration ändern, etwa Art, Verarbeitung oder die zugelassene Modellstufe,
• sie weiter freigeben oder ihre Freigaben ändern,
• Ordner in Ihrem persönlichen Bereich umbenennen, löschen oder anlegen.

Bei den Empfangenden erscheinen die Reiter für Konfiguration und Zugriff deshalb gar nicht. Was sie mit Verwalten tatsächlich tun können, steht unter Dokumente hochladen.

Auch Ihre Administration kann Ihr persönliches Wissen weder einsehen noch durchsuchen oder ändern. Sichtbar wird es nur für die Personen und Gruppen, denen Sie es freigeben.

An eine Gruppe freigeben

Eine Gruppe nimmt Ihnen die Pflege ab: Wer später dazukommt, erhält den Zugriff mit; wer die Gruppe verlässt, verliert ihn. Zwei Punkte dazu:

• Die Freigabe wirkt sofort für alle Mitglieder der Gruppe. Es gibt keinen Zwischenschritt und keine Bestätigung durch Ihre Administration.
• Untergruppen erben mit. Wählen Sie eine Abteilung aus, erreichen Sie damit auch alle Referate darunter.

Der Gruppenbaum zeigt jede Gruppe mit Namen und darunter ihrer Beschreibung — oder, wenn keine hinterlegt ist, der Zahl ihrer Mitglieder. Wer in einer Gruppe ist, sehen Sie nicht. Werfen Sie vor einer Freigabe einen Blick auf diese Zahl: Sie ist der beste Hinweis darauf, wie weit Ihr Inhalt reicht.

Was die Empfangenden sehen

Bei ihnen erscheint das Geteilte unter Mit mir geteilt — in der Seitenleiste des Wissensbereichs und in der Quellenauswahl des Chats. Ihr persönlicher Ordner bleibt dabei unsichtbar: Geteiltes steht dort als flache Liste, nicht als Ordnerbaum.

Geteilte Quellen gehören zum normalen Suchbestand der empfangenden Person. Der Assistent zieht sie also auch dann heran, wenn niemand sie ausdrücklich auswählt.

Geben Sie einen Ordner frei, erfasst das alle Quellen darin — auch die, die Sie später hinzufügen — und reicht in Unterordner hinein. Eine Quelle mit einer eigenen Zugriffsliste behält diese jedoch: Die Ordnerfreigabe erweitert nur, was ohne eigene Liste ohnehin gälte.

Eine Freigabe zurücknehmen

Im Reiter Zugriff steht jede Freigabe als eigene Zeile. Über das Papierkorb-Symbol entfernen Sie sie; Sie werden vorher um Bestätigung gebeten. Der Zugriff entfällt sofort. In derselben Zeile ändern Sie auch Lesen zu Verwalten und zurück.

Löschen Sie die Quelle selbst, entfällt der Zugriff ebenfalls für alle, mit denen Sie sie geteilt haben.

Sie bleiben verantwortlich

Für den Inhalt, den Sie freigeben, bleiben Sie zuständig — auch wenn ihn danach jemand anderes im Chat verwendet oder in einer Antwort zitiert. Freigeben ist kein Weiterreichen der Verantwortung.

Jede Freigabe und jede Rücknahme wird protokolliert: wer sie erteilt hat, wann und für wen. Teilen Sie deshalb nur, was die Empfangenden auch sehen dürfen, und nehmen Sie eine Freigabe zurück, sobald sie nicht mehr gebraucht wird.

Sind Sie unsicher, ob ein Inhalt aus Ihrem persönlichen Bereich überhaupt weitergegeben werden darf, klären Sie das vorab mit Ihrer Administration — zentrale Berechtigungen und Ihre persönlichen Freigaben sind zwei getrennte Wege.