Audio-Aufnahmen

Enthält ein Assistent einen Audio-Schritt, können Sie direkt im Browser aufnehmen oder eine vorhandene Audiodatei hochladen — per Ziehen in das gestrichelte Feld oder per Klick darauf. Die Aufnahme wird anschließend automatisch in Text umgewandelt.

Sprache der Aufnahme

Manche Assistenten fragen vor der Aufnahme, in welcher Sprache gesprochen wird — Deutsch, Englisch oder „Automatisch erkennen". Diese Angabe ist wichtiger, als sie aussieht.

Die Spracherkennung nimmt Ihre Angabe wörtlich. Geben Sie Deutsch an und sprechen Englisch, bekommen Sie kein schlechteres Transkript, sondern eine Übersetzung: der Text ist flüssiges Deutsch, obwohl niemand Deutsch gesprochen hat. Nichts weist darauf hin, dass übersetzt wurde. Umgekehrt genauso.

Deshalb:

• Wählen Sie die Sprache, die tatsächlich gesprochen wird — nicht die, in der Sie das Ergebnis lesen möchten.
• Sind Sie unsicher, nehmen Sie „Automatisch erkennen". Das ist deutlich besser als eine falsche Angabe.
• Bei gemischtsprachigen Besprechungen wählen Sie die überwiegende Sprache oder die automatische Erkennung.

Fragt ein Assistent nicht nach, hat die Person, die ihn gebaut hat, die Sprache fest hinterlegt. Passt das nicht zu Ihren Aufnahmen, wenden Sie sich an sie.

Starten Sie die Umwandlung später noch einmal, wird dieselbe Sprachangabe verwendet wie beim ersten Versuch — ein zweiter Anlauf liefert also ein vergleichbares Ergebnis und nicht plötzlich eine andere Sprache.

Systemton mitschneiden

Bei einer Online-Besprechung nimmt das Mikrofon nur auf, was im Raum gesagt wird. Die Gegenseite hören Sie über Ihre Lautsprecher — im Transkript steht sie nicht.

Erlaubt der Assistent es, können Sie deshalb vor der Aufnahme wählen:

• Nur Mikrofon — wie gewohnt.
• Mikrofon + Systemton (Tab oder Bildschirm) — zusätzlich der Ton eines Browser-Tabs oder des Bildschirms.

Die Auswahl erscheint nur, wenn beides zutrifft: Die Person, die den Assistenten gebaut hat, hat den Systemton erlaubt, und Sie arbeiten mit Chrome oder Edge an einem Rechner. In Firefox und Safari steht stattdessen ein kurzer Hinweis, dass Systemton dort nicht verfügbar ist; aufgenommen wird dann das Mikrofon.

Haben Sie „Mikrofon + Systemton" gewählt, fragt der Browser nach dem Start, was freigegeben werden soll — ein einzelner Tab, ein Fenster oder der ganze Bildschirm. Setzen Sie in diesem Dialog das Häkchen „Audio teilen" (englisch „Share audio"). Bei einem Fenster und beim ganzen Bildschirm ist es nicht vorausgewählt.

• Fehlt das Häkchen, startet die Aufnahme nicht. Sie bekommen einen Hinweis, der das Häkchen benennt, und können es sofort noch einmal versuchen. Das ist Absicht: Eine Aufnahme, die stillschweigend nur das Mikrofon enthält, fiele erst am fertigen Text auf.
• Brechen Sie den Freigabe-Dialog ab, startet die Aufnahme ebenfalls nicht. Versuchen Sie es erneut oder wählen Sie „Nur Mikrofon".
• Beenden Sie die Freigabe während der Aufnahme, stoppt die Aufnahme an dieser Stelle. Das bis dahin Aufgenommene bleibt erhalten und lässt sich normal abschicken; ein Hinweis sagt Ihnen, dass abgeschnitten wurde.

Kopfhörer brauchen Sie dafür nicht. Die Echo-Unterdrückung des Browsers bleibt eingeschaltet und entfernt die Gegenseite, die über Ihre Lautsprecher wieder ins Mikrofon läuft.

Ihre Aufnahme bleibt erhalten

Die Rohaufnahme wird gespeichert — standardmäßig 30 Tage. Das hat einen handfesten Grund: Schlägt die Umwandlung in Text fehl, ist das Gesagte nicht verloren. Gerade bei der Live-Aufnahme einer Besprechung wäre das sonst nicht wiederholbar.

Solange die Aufbewahrungsfrist läuft, können Sie die Aufnahme herunterladen, sofern Ihre Organisation das erlaubt. Schlug die Umwandlung fehl, können Sie sie außerdem erneut starten, ohne noch einmal aufnehmen zu müssen.

Wenn die Umwandlung fehlschlägt

Der Schritt bleibt offen und zeigt „Transkription fehlgeschlagen". Darunter stehen zwei Schaltflächen:

• Audio herunterladen — lädt die gespeicherte Originalaufnahme auf Ihr Gerät.
• Erneut transkribieren — startet die Umwandlung aus der gespeicherten Aufnahme neu.

Diese Schaltflächen erscheinen auch, wenn Sie später zu einem pausierten Audio-Schritt zurückkehren.

Aufnahme später herunterladen

Die Aufnahme bleibt erreichbar, auch wenn der Lauf längst weitergelaufen oder abgeschlossen ist:

1. Öffnen Sie Verlauf.
2. Läufe mit einer Aufnahme tragen in der Zeile den Hinweis „Aufnahme vorhanden". Öffnen Sie den Lauf.
3. Unter dem Ergebnis steht „Aufnahmen dieses Laufs" mit Dateiname, Größe und Dauer. Ein Klick auf „Aufnahme herunterladen" speichert die Originaldatei auf Ihrem Gerät.

Pausiert der Lauf an einem späteren Schritt — etwa bei einer Prüfung nach der Aufnahme —, finden Sie denselben Bereich neben der Schrittübersicht.

Neben dem Knopf steht, bis wann die Aufnahme verfügbar ist. Danach steht dort „Aufnahme gelöscht am …" statt einer Schaltfläche: Die Aufbewahrungsfrist Ihrer Organisation ist abgelaufen und die Datei endgültig entfernt. Der Lauf selbst und sein Ergebnis bleiben erhalten.

Herunterladen können Sie nur Aufnahmen aus Ihren eigenen Läufen.

Wenn das Herunterladen abgeschaltet ist

Ihre Organisation kann das Herunterladen von Aufnahmen abschalten, zum Beispiel weil in Besprechungsaufnahmen auch andere Personen zu hören sind. Dann werden Aufnahmen nicht angeboten: Unter dem Ergebnis gibt es keinen Bereich „Aufnahmen dieses Laufs", die Verlaufsliste zeigt keinen Hinweis „Aufnahme vorhanden", und beim Audio-Schritt fehlt die Schaltfläche Audio herunterladen.

Die Aufnahme wird trotzdem für die Aufbewahrungsfrist gespeichert. Schlägt die Umwandlung fehl, funktioniert Erneut transkribieren weiterhin. Brauchen Sie die Aufnahme selbst, wenden Sie sich an Ihre Administration.

Wenn sich die Umwandlung „verhakt"

Bei sehr leisen, verrauschten oder abgeschnittenen Aufnahmen kann die Spracherkennung in eine Wiederholungsschleife geraten und endlos dasselbe Wort ausgeben. So ein Ergebnis ist unbrauchbar.

Solche Fälle werden automatisch erkannt und wie ein Fehlschlag behandelt: Es wird nicht mit dem Unsinn weitergearbeitet. Der Schritt bleibt offen, mit demselben Hinweis und denselben Schaltflächen. Ein zweiter Versuch liefert oft ein sauberes Ergebnis.

Tritt das bei derselben Aufnahme wiederholt auf, wenden Sie sich an Ihre Administration.

Aufbewahrung

• Standard: 30 Tage. Danach wird die Rohaufnahme automatisch und endgültig gelöscht. Dieselbe Frist bestimmt, wie lange Sie die Aufnahme aus dem Verlauf herunterladen können.
• Ihre Organisation kann die Dauer anpassen (0 bis 90 Tage). „Aus" bedeutet: Es wird gar keine Rohaufnahme gespeichert — dann ist auch kein zweiter Versuch möglich.
• Wird Ihr Konto gelöscht, werden alle Ihre gespeicherten Aufnahmen mitgelöscht.

Ihre Verantwortung bei Aufnahmen

Nehmen Sie eine Besprechung oder ein Gespräch auf, an dem weitere Personen beteiligt sind, sind Sie dafür verantwortlich, dass dafür eine zulässige Rechtsgrundlage besteht — in der Regel die Einwilligung der Beteiligten.

Schneiden Sie zusätzlich den Systemton mit, sind auch die Personen am anderen Ende der Leitung aufgezeichnet. Sie sehen Ihren Bildschirm nicht und erfahren von der Aufnahme nichts, wenn Sie es ihnen nicht sagen. Informieren Sie deshalb vor dem Start alle Beteiligten darüber, dass aufgezeichnet wird.

Die Aufnahme wird nur befristet zur Wiederherstellung gespeichert, nicht als dauerhaftes Archiv.