Teilen und Sichtbarkeit

Neue Assistenten sind zunächst persönlich. Im Editor legen Sie im Reiter Sichtbarkeit fest, wer sie sehen und starten darf. Eine Schaltfläche zum Teilen auf den Karten der Übersicht gibt es nicht.

Die vier Stufen

Stufe	Bedeutung
Persönlich (nur ich)	Nur Sie selbst. Voreinstellung für neue Assistenten.
Gesamter Tenant	Alle Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs dürfen starten.
Bestimmte Gruppen	Nur Mitglieder der ausgewählten Gruppen und ihrer Untergruppen.
Bestimmte User	Nur die ausdrücklich benannten Personen.

Die gewählte Stufe wird technisch durchgesetzt: Wer nicht dazugehört, kann nicht starten — und sieht den Assistenten auch gar nicht erst. Es wird bewusst nicht gemeldet, dass es ihn gibt.

Sie selbst verlieren Ihren Assistenten nie. Gehören Sie nicht zur gewählten Gruppe oder Liste, sehen, bearbeiten und starten Sie ihn trotzdem.

Direkt teilen oder zur Prüfung einreichen

Wer das Recht hat, Assistenten selbst freizuschalten, speichert die gewählte Stufe mit Sichtbarkeit speichern — sie gilt sofort.

Ohne dieses Recht zeigt der Reiter einen Hinweis, und die Schaltfläche heißt Zur Prüfung einreichen. Die Stufe gilt dann erst, wenn Ihre Administration sie freigibt; bis dahin ist der Assistent schreibgeschützt. Den Ablauf beschreibt Zur Prüfung einreichen.

Gruppen und Personen auswählen

Bei den Stufen Bestimmte Gruppen und Bestimmte User legen Sie fest, wer genau dazugehört. Die Auswahl funktioniert genauso wie beim Freigeben eines Wissensordners.

Gruppen

1. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es öffnet sich der Gruppenbaum Ihres Arbeitsbereichs.
2. Suchen Sie nach dem Namen oder der Beschreibung einer Gruppe. Treffer werden samt ihrem Pfad im Baum aufgeklappt; ohne Suche klappen Sie Ebenen über den Pfeil auf.
3. Ein Klick auf das Plus neben der Gruppe übernimmt sie in die Liste.

Bereits ausgewählte Gruppen bleiben im Baum sichtbar, sind aber ausgegraut und mit Bereits freigegeben markiert. So finden Sie auch ihre Untergruppen noch. Untergruppen erben den Zugriff automatisch — wer eine Abteilung auswählt, gibt den Assistenten damit auch für alle Referate darunter frei.

Gruppen können nur Personen auswählen, die Gruppen im Arbeitsbereich verwalten dürfen. Fehlt Ihnen diese Berechtigung, zeigt der Reiter einen Hinweis; wenden Sie sich dann an Ihre Administration.

Personen

1. Klicken Sie auf Hinzufügen und tippen Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse. Die Trefferliste zeigt Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs mit Name und E-Mail.
2. Ein Klick auf die Person übernimmt sie in die Liste.

Sie müssen keine technischen Kennungen kennen oder eintippen. Steht in einer älteren Liste ein Eintrag, der keinem Mitglied mehr zugeordnet werden kann (etwa ein gelöschtes Konto), erscheint er als (unbekanntes Mitglied) mit seiner Kennung darunter. Entfernen Sie ihn; er gibt niemandem Zugriff.

Entfernen und Speichern

Über das Papierkorb-Symbol einer Zeile entfernen Sie einen Eintrag. Sie werden vorher um Bestätigung gebeten. Alle Änderungen an der Liste werden erst mit Sichtbarkeit speichern (bzw. mit der Freigabe Ihrer Einreichung) wirksam — bis dahin gilt weiterhin der zuletzt gespeicherte Stand. Mindestens ein Eintrag ist erforderlich.

Weiterarbeiten nach dem Teilen

Beim Teilen wird der aktuelle Stand eingefroren: Alle Berechtigten führen genau diesen Stand aus. Sie können danach im Editor weiterarbeiten, speichern und testen — Ihre Änderungen bleiben so lange privat, bis Sie den neuen Stand über Veröffentlichen übernehmen oder, ohne dieses Recht, zur Prüfung einreichen. Siehe Versionen und Wiederherstellen.

Nicht mehr teilen

Über Nicht mehr teilen im Reiter Sichtbarkeit ziehen Sie die Freigabe zurück. Nach Ihrer Bestätigung wird der Assistent wieder persönlich und geht in den Entwurfszustand zurück. Alle anderen verlieren sofort den Zugriff; bestehende Läufe bleiben erhalten. Archivieren ist ein eigener Schritt im Menü ⋮ des Editors.

Die Rückfrage bittet um einen Grund. Er ist freiwillig, höchstens 240 Zeichen lang und wird im Protokoll des Arbeitsbereichs festgehalten.

Während eine Prüfung läuft, heißt dieselbe Schaltfläche Einreichung zurückziehen und wirkt genauso — siehe Zurückziehen.

Was protokolliert wird

Jede Änderung der Sichtbarkeit wird nachvollziehbar festgehalten: welcher Assistent, welcher Übergang, wer es getan hat und wann.

Beim direkten Teilen werden die konkreten Gruppen- und Personenlisten nicht festgehalten — das wäre mehr, als für den Nachweis nötig ist. Gibt die Administration einen eingereichten Assistenten für Gruppen frei, hält der Eintrag fest, für welche Gruppen er freigegeben wurde.

Wird ein Startversuch mangels Berechtigung abgelehnt, wird auch das protokolliert. So lassen sich ungewollte Zugriffsversuche erkennen.

Wenn Sie selbst keinen Zugriff bekommen

1. Prüfen Sie die Stufe — wenn Sie nicht dazugehören, erscheint der Assistent nicht in Ihrer Übersicht.
2. Bitten Sie die Autorin oder den Autor, Sie aufzunehmen — über eine Gruppe, in der Sie Mitglied sind, oder über die namentliche Liste.
3. Wurde Ihnen der Zugriff entzogen, ist das ein regulärer Vorgang. Er ist protokolliert; Ihre Administration kann nachsehen.

Wenn ein Konto gelöscht wird

Assistenten einer gelöschten Person werden nicht hart gelöscht, sondern stillgelegt: Sie verlieren die Zuordnung zur Autorin oder zum Autor und wandern ins Archiv.

Der Grund ist praktisch: Ihre Assistenten können in den Laufverläufen anderer Personen referenziert sein. Eine harte Löschung würde deren Verläufe beschädigen.

Was Sie in Ihrem Datenexport finden

Ihr persönlicher Datenexport enthält zu jedem von Ihnen erstellten Assistenten die aktuelle Sichtbarkeit und die Risikoklasse sowie eine Liste aller Freigaben, die Sie erteilt haben — mit Zeitpunkt und Stufe. Siehe Datenschutz und Ihre Rechte.