Die Schritt-Typen

Über die Plus-Schaltfläche oder Schritt hinzufügen öffnet sich die Auswahl. Sie ist in drei Abschnitte gegliedert — Input, Transformation und Output — und lässt sich über das Suchfeld oben nach dem Titel eines Schritts filtern. Welche Typen verfügbar sind, hängt davon ab, was Ihre Organisation freigeschaltet hat.

Eingabe — etwas von der ausführenden Person holen

Typ	Wofür
Formular-Eingabe	Strukturierte Felder: Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Datum, Auswahl, Mehrfachauswahl, Schalter
Chat-Eingabe	Ein Gespräch über mehrere Runden, wahlweise mit festgelegtem Wissen und festgelegten Werkzeugen; endet per Schaltfläche oder nach einer Zahl von Runden
Datei-Upload	Ein Dokument entgegennehmen
Audio-Aufnahme	Im Browser aufnehmen oder eine Audiodatei hochladen; wird automatisch in Text umgewandelt
Tabellen-Zuordnung	Legt fest, welche Blätter einer hochgeladenen Tabellenmappe ausgewertet werden und welche Spalte dabei welche Rolle spielt

Alle Eingabe-Schritte halten den Ablauf an, bis etwas eingegeben wurde.

Formular-Eingabe

Sie legen die Felder fest, die ausgefüllt werden sollen, und je Feld den technischen Namen, die Beschriftung, den Typ und ob es verpflichtend ist. Bei einer Auswahl kommen die Auswahlmöglichkeiten dazu, unter Erweitert ein Vorgabewert und Grenzen für Länge, Wertebereich und Muster.

Darunter stellen Sie die Beschriftung des Absende-Buttons ein — der Schaltfläche, mit der die ausfüllende Person das Formular abschickt. Lassen Sie das Feld leer, steht dort die Standardbeschriftung. Eine Beschriftung, die die Handlung benennt, ist an dieser Stelle mehr wert als eine allgemeine: „Terminvorbereitung erstellen" sagt der ausführenden Person, was als Nächstes passiert.

Chat-Eingabe

Der Schritt ist ein Gespräch: Die ausführende Person schreibt, der Assistent antwortet, so oft, bis der Schritt endet — per Fertig-Schaltfläche, nach einer festgelegten Zahl von Runden oder an einer Marke, die Sie in der Anweisung vereinbaren.

Ohne weitere Einstellung antwortet der Assistent allein auf Grundlage Ihrer Anweisung. Sie können dem Gespräch aber Wissen und Werkzeuge mitgeben — dann verhält es sich wie der Chat, nur mit genau dem, was Sie festgelegt haben:

• Wissensordner binden. Der Assistent sucht vor jeder Antwort in den gebundenen Ordnern und belegt seine Antworten mit Quellen. Die Bindung schränkt ein, sie gibt keinen Zugriff: Es wird nur gefunden, was die ausführende Person auch selbst öffnen dürfte, und wer auf einen gebundenen Ordner keinen Zugriff hat, kann den Assistenten nicht starten. Die Suche vor jeder Antwort lässt sich abschalten; dann sucht der Assistent nur, wenn er es für nötig hält.
• Werkzeuge auswählen. Sie wählen einzelne Funktionen angebundener Systeme und die eingebauten Werkzeuge aus, darunter die Websuche. Eine leere Auswahl bedeutet keine Werkzeuge — nicht „alle". Funktionen, die etwas verändern, stehen hier nicht zur Wahl; ein Werkzeug mit weitreichender Wirkung fragt im Gespräch vor der Ausführung nach Freigabe.

Die ausführende Person kann weder Ordner noch Werkzeuge ändern; was der Assistent lesen und aufrufen darf, steht vor dem Start in der Übersicht, die der Lauf anzeigt. Wie die beiden Auswahlfelder bedient werden, beschreibt KI-Schritte einstellen — sie sind dieselben wie beim LLM-Agenten.

Kontext aus vorherigen Schritten

Unter Kontext aus vorherigen Schritten geben Sie dem Gespräch mit, was frühere Schritte erzeugt haben: das Ergebnis eines LLM-Agenten, eine Formulareingabe, die Treffer einer Suche. Jede Verknüpfung bekommt einen Variablennamen; unter diesem Namen liegt der Text dem Modell in jeder Runde vor, und Sie sprechen ihn in der Anweisung an. Es ist dasselbe Feld wie beim LLM-Agenten, und es wird genauso bedient.

Damit bauen Sie einen Rückfragen-Schritt: Ein Ablauf erzeugt erst zielgerichtet seine Auskunft, und dahinter steht ein Gespräch offen, das aus genau dieser Auskunft weiterantwortet. Markieren Sie den Schritt als optional, dann kommt ohne Rückfrage niemand aufgehalten zur Ausgabe.

Verwechseln Sie das nicht mit der Vorschau. Direkt darunter steht das Feld Vorschau-Quelle. Es zeigt einer Person das Ergebnis eines früheren Schritts über dem Gespräch an — das Modell sieht davon nichts. Der Unterschied ist nicht kosmetisch:

Sie wollen …	Feld
… dass das Modell daraus antwortet	Kontext aus vorherigen Schritten
… dass die Person es beim Schreiben sieht	Vorschau-Quelle

Ein Prüf- oder Rückfragen-Gespräch braucht meist beides, und beide dürfen auf denselben Schritt zeigen. Setzen Sie nur die Vorschau, antwortet der Assistent selbstbewusst über etwas, das er nie bekommen hat — und das fällt niemandem auf.

Zwei Dinge gelten weiterhin: Der Chat weiß nur, was Sie ihm hier mitgeben. Fragt jemand nach etwas, das kein verknüpfter Schritt liefert, ist die richtige Antwort „dazu liegt mir nichts vor" — schreiben Sie das in die Anweisung, sonst rechnet das Modell hoch. Und sehr lange Texte werden gekürzt; der Chat bekommt dann einen sichtbaren Hinweis auf die abgeschnittene Stelle.

Drei Dinge entscheiden mit darüber, ob ein Gespräch mit Werkzeugen brauchbare Antworten liefert:

• Nennen Sie in der Anweisung, woran gearbeitet wird. Ein Werkzeug, das eine Angabe braucht — ein Projekt, eine Gruppe, einen Pfad, eine Kennung —, bekommt sie entweder von Ihnen oder rät sie. Geraten heißt in der Regel: Der Aufruf läuft ins Leere, und das Gespräch dreht sich um die Rückfrage statt um die Sache. Schreiben Sie die Angabe in die Anweisung des Schritts, dann steht sie in jeder Runde zur Verfügung.
• Wählen Sie eine Funktion, die auflistet oder sucht. Fragen wie „Was ist gerade offen?" brauchen einen Einstieg ohne vorher bekannte Kennung. Stehen nur Funktionen zur Wahl, die eine Kennung verlangen, kann der Assistent die Frage nicht beantworten, obwohl alles angebunden ist. Eine Suchfunktion beantwortet dabei nur, was zu einem Suchbegriff passt, und ist deshalb keine Auflistung: Für „alle offenen …" brauchen Sie eine Funktion, die auflistet — sonst nennt der Assistent die wenigen Treffer des Suchbegriffs und nicht den vollständigen Bestand.
• Speichern Sie vor dem Ausführen. Ein Lauf verwendet die gespeicherte Fassung. Solange die Bearbeitung ungespeicherte Änderungen anzeigt, arbeitet der Assistent noch mit der vorigen Auswahl — ein gerade hinzugefügtes Werkzeug ist dann noch nicht dabei.

Datei-Upload

Der Schritt nimmt eine Datei entgegen. Was danach mit ihr geschieht, hängt an zwei Einstellungen, die unabhängig voneinander sind:

• Die Datei aufbewahren. Ist das eingeschaltet, bleibt die hochgeladene Datei im Arbeitsbereich des Laufs liegen und spätere Schritte können sie dort öffnen — eine Tabellenmappe zum Beispiel blattweise auswerten. Ist es ausgeschaltet, wird die Datei nach der Verarbeitung verworfen.
• Eine Textfassung erzeugen. Ist das eingeschaltet, wird der Inhalt der Datei in Text umgewandelt, und dieser Text steht den folgenden Schritten zur Verfügung. Ist es ausgeschaltet, entsteht keine Textfassung: Im Lauf wird nichts vom Inhalt der Datei in Textform aufbewahrt.

Die höchstzulässige Dateigröße stellen Sie ebenfalls am Schritt ein. Ist zusätzlich Die Datei aufbewahren eingeschaltet, kann eine zweite Grenze davor liegen: Der Dateispeicher nimmt Dateien nur bis zu einer festen Größe an, und liegt die unter Ihrer Einstellung, ist sie die maßgebliche. Der Hinweis über dem Ablagebereich nennt dann die Grenze, die tatsächlich gilt, und dahinter die von Ihnen eingestellte — sonst sähe die abweichende Zahl wie ein Fehler aus. Ohne Die Datei aufbewahren gilt allein Ihre Einstellung: Die Datei wird nur ausgewertet und nicht abgelegt, der Dateispeicher ist gar nicht beteiligt.

Eine zu große Datei wird schon beim Auswählen abgelehnt, mit der Grenze in der Meldung — sie wird nicht erst hochgeladen und dann zurückgewiesen.

Wann Sie die Textfassung abschalten sollten: wenn die Datei als Datei ausgewertet wird — also aufbewahrt und von einem späteren Schritt geöffnet, wie bei einer Tabellenmappe mit einer Tabellen-Zuordnung. Die Textfassung wäre dann eine zweite Kopie desselben Inhalts, die niemand liest, die aber genauso lange aufbewahrt wird wie alles andere am Lauf. Bei einer Stundenliste mit Namen und Arbeitszeiten ist das eine zweite Kopie personenbezogener Daten ohne Zweck. Sie kann außerdem unvollständig sein: Sehr große Tabellen werden beim Umwandeln abgeschnitten.

Beides zugleich abzuschalten ist nicht möglich. Eine Datei, die weder aufbewahrt noch in Text umgewandelt wird, ist nach dem Hochladen verschwunden — die folgenden Schritte fänden nichts vor und der Bericht wäre eine saubere Auswertung über nichts. Ein Assistent mit dieser Einstellung wird beim Einspielen abgelehnt, mit einer Meldung, die den betroffenen Schritt nennt.

Tabellen-Zuordnung

Der Schritt ist für Tabellenmappen gedacht, deren Aufbau beim Bauen des Assistenten noch niemand kennt: Die eine Mappe hat drei Blätter, die nächste zwanzig, und jedes Blatt beschriftet seine Spalten anders. Ein Formular hilft hier nicht — die Felder, die es bräuchte, stehen erst fest, wenn die Datei da ist.

Beim Bauen legen Sie Rollen fest: eine Liste dessen, was die Auswertung braucht — etwa „Dienstbeginn", „Dienstende", „Personalnummer". Je Rolle geben Sie eine Bezeichnung an, ob sie verpflichtend ist, und optional einen Hinweis, woran man die Spalte erkennt. Jede Rolle hat zusätzlich einen kurzen technischen Namen — Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche, etwa dienst_von. Mit diesem Namen spricht die spätere Prüfung die Spalte an; ein unzulässiger Name wird sofort beanstandet, nicht erst beim Ausführen.

Die Erkennung schärfen

Unter Erkennung stehen je Rolle drei weitere Angaben. Alle drei sind freiwillig und wirken auf den Vorschlag, nicht auf die Bestätigung.

• Kopfzeilen-Schreibweisen. Überschriften, die genau diese Rolle meinen — etwa „Arbeitsbeginn" und „Kommen" für einen Dienstbeginn. Eine Überschrift aus dieser Liste wird zugeordnet, bevor das Modell überhaupt gefragt wird. Verglichen wird genau, abgesehen von Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Satzzeichen: „Pause Ende" und „Pausenende" sind zwei Schreibweisen, und wer beide erwarten muss, trägt beide ein.
• Nur glaubwürdig, wenn das Blatt auch eine dieser Rollen führt. Sie benennen andere Rollen, deren Vorhandensein die Zuordnung dieser Rolle plausibel macht. Fehlen sie alle, wird der Vorschlag für diese Rolle verworfen. Der Fall, für den das gebaut wurde: Ein Nachweis führt ein einziges Paar Uhrzeiten und sonst nichts — kein Projekt, keine Tätigkeit, keine gebuchten Stunden. Ein Modell schließt daraus, dieses Paar sei die Projekttätigkeit, und der Bericht meldet anschließend zweihundert Überschneidungen auf einem Blatt, das gar keine Projektzeit ausweist.
• Stattdessen zuordnen als. Wohin die Spalte geht, wenn diese Belege fehlen — etwa auf den Dienstbeginn statt auf den Tätigkeitsbeginn. Ohne Auswahl wird die Zuordnung verworfen. Die Ausweichrolle greift nur, solange sie selbst noch keine eigene Spalte hat.

Benennen Sie den technischen Namen einer Rolle um, verlieren Verweise anderer Rollen auf sie ihren Bezug. Sie werden deshalb beim Umbenennen entfernt, statt als leere Bedingung stehen zu bleiben.

Beim Ausführen passiert dann Folgendes: Nach dem Hochladen liest der Schritt die Blätter der Mappe, macht einen Vorschlag, welche Blätter ausgewertet werden und welche Spalte welche Rolle füllt, und hält den Ablauf an. Die ausführende Person sieht je Blatt die Kopfzeilen mit einigen Beispielwerten, kann jede Zuordnung ändern, einzelne Blätter abwählen und bestätigt dann.

Warum bestätigt werden muss, und zwar von einem Menschen: Eine falsche Zuordnung lässt nichts scheitern. Sie erzeugt einen sauber aussehenden Bericht über die falschen Spalten — Zahlen, Zeilennummern, Summen, alles korrekt gerechnet, nur über die Spalte daneben. Das ist die eine Fehlerart, die keine spätere Prüfung fangen kann, weil jeder Folgeschritt völlig richtig arbeitet. Deshalb liegt sie an der einzigen Stelle, an der jemand die eigene Beschriftung der Tabelle neben der Rolle sehen kann.

Weiteres, das den Ablauf betrifft:

• Der Vorschlag ist nie bindend. Lässt er sich nicht erstellen, sind die Felder eben leer und werden von Hand ausgefüllt; der Ablauf bricht dadurch nicht ab. Ein Hinweis über der Liste sagt, warum.
• Der Vorschlag kann auch lückenhaft sein, nicht nur ganz fehlen. Gerade bei Mappen mit vielen Blättern kommt es vor, dass einige Blätter zugeordnet sind und andere leer bleiben, und zweimal dieselbe Mappe kann verschieden ausfallen. Das ist kein Fehler der Datei und kein Hinweis darauf, dass die gefüllten Zuordnungen weniger verlässlich wären — es ändert nur nichts an der Arbeit, die ohnehin ansteht: Jedes ausgewählte Blatt wird vor dem Bestätigen einmal angesehen.
• Enthält die Mappe kein einziges Blatt, hält der Ablauf nicht an — er endet mit einer Meldung. Das kommt vor, wenn die hochgeladene Datei nicht als Tabellenmappe gelesen werden konnte oder der vorangehende Schritt sie gar nicht abgelegt hat. Anzuhalten würde hier nichts nützen: Die Maske hätte keine einzige Zeile, und Bestätigen verlangt ein ausgewähltes Blatt, das es nicht gibt. Die Meldung nennt den Grund und den Schritt, an dem zu suchen ist, damit die Datei oder der Assistent korrigiert werden kann.
• Die Spalten stehen so da, wie sie in der Datei stehen. Die Auswahl zeigt die Beschriftungen aus der Tabelle selbst, nicht umformulierte. Beispielwerte sind eine Hilfe und keine Voraussetzung: Sie erscheinen nur, wenn der Vorschlag zustande gekommen ist. Ohne ihn sehen Sie Spaltenbuchstabe und Beschriftung — die Maske bleibt vollständig bedienbar.
• Jede Spalte steht zur Auswahl, auch eine ohne Überschrift. Breite Blätter mit dreißig Spalten und mehr sind der Normalfall, und die gesuchte Spalte liegt regelmäßig weit hinten. Eine Spalte ohne Überschrift erscheint mit ihrem Buchstaben.
• Bestätigen wird abgelehnt, solange auf einem ausgewählten Blatt eine verpflichtende Rolle keiner Spalte zugeordnet ist. Die Meldung nennt Blatt und Rolle, und alles bereits Zugeordnete bleibt stehen.
• Eine Spalte darf mehrere Rollen tragen. Führt eine Mappe Dienstzeit und Projektzeit in denselben Spalten — weil die ganze Dienstzeit als Projektzeit gilt —, dann ordnen Sie beide Rollen derselben Spalte zu. Unter dem Feld steht dann ein Hinweis, welche zweite Rolle dieselbe Spalte trägt; er hält nichts auf, er sagt Ihnen nur, was Sie zugeordnet haben, falls es ein Versehen war. Beide Rollen erhalten dieselben Werte, und eine Prüfung, die die beiden vergleicht, geht damit auf — was in diesem Fall richtig ist. Der Bericht vermerkt, dass zwei Rollen aus einer Spalte stammen.
• Abgewählte Blätter verschwinden nicht stillschweigend. Der Bericht nennt sie, damit erkennbar bleibt, worüber nicht geprüft wurde.
• Beispielwerte sehen Sie nur während der Zuordnung. Damit Sie eine Spalte wiedererkennen, zeigt der Schritt zu jeder Spalte die Kopfzeile und wenige Werte daraus. Sobald Sie bestätigt haben, werden diese Werte verworfen: im Ergebnis und in allem, was danach aufbewahrt wird, stehen nur noch Rollen, Spaltenbuchstaben und Kopfzeilen-Beschriftungen.

Danach folgt üblicherweise eine Schleife über die bestätigten Blätter: Die Prüfung schreiben Sie einmal, sie läuft für jedes bestätigte Blatt — auch dann, wenn die Spalten dort ganz anders heißen. Genau dafür sind die Rollennamen da: Die Prüfung spricht die Spalte über die Rolle an, nicht über die Beschriftung in der Datei.

Verarbeitung

Typ	Wofür
LLM-Agent	Der eigentliche Denkschritt: verarbeitet Ergebnisse vorheriger Schritte und kann Werkzeuge nutzen. Siehe KI-Schritte einstellen

Werkzeuge — gezielt etwas nachschlagen

Typ	Wofür
Wissens-Suche	Sucht in den gebundenen Ordnern des Wissensbereichs
Web-Suche	Schlägt eine einzelne Tatsache im Internet nach
Web-Recherche	Sammelt und prüft mehrere Quellen über mehrere Runden
MCP-Funktion	Ruft gezielt eine Funktion eines angebundenen Fremdsystems auf
Werkzeugaufruf	Ruft ein eingebautes oder ein eigenes Werkzeug auf, ohne KI dazwischen

Ein eigener Werkzeug-Schritt ist die richtige Wahl, wenn der Aufruf zuverlässig passieren soll. Geben Sie ein Werkzeug stattdessen einem LLM-Agent-Schritt, entscheidet das Modell selbst, ob es ihn nutzt.

Werkzeugaufruf

Der Schritt führt eine feststehende Berechnung aus. Sie legen beim Bauen fest, welches Werkzeug gerufen wird und mit welchen Werten — entweder mit einem Wert, den Sie selbst eintragen, oder mit einem Ergebnis aus einem früheren Schritt.

Das ist der Weg für Prüfungen über ganze Listen. Eine Abfrage über eine hochgeladene Tabelle, die alle Zeilen zusammenzählt oder die Zeilen sucht, die eine Regel verletzen, gehört hierher und nicht in einen KI-Schritt: das Ergebnis ist jedes Mal dasselbe, es ist nachvollziehbar, und es steht mit Zeilennummer im Bericht.

Die Regel selbst schreiben Sie einmal in die Schritt-Konfiguration. Ändert sich die Auslegung, ändern Sie den Schritt — es braucht kein neues Programm.

Findet die Prüfung nichts, ist der Schritt trotzdem erfolgreich. Eine Prüfung ohne Beanstandung ist ein Ergebnis, kein Fehler.

Ablaufsteuerung

Typ	Wofür
Genehmigung	Hält den Ablauf an, bis eine berechtigte Person freigibt
Benachrichtigung	Informiert jemanden; hält den Ablauf nicht an
Link öffnen	Leitet auf eine Webseite weiter — siehe Der Schritt „Link öffnen"
Schleife	Führt eine kleine Schrittfolge für jedes Element einer Liste aus — siehe Schleife und Prüfschritt
Antworten-Review	Legt erzeugte Antworten zur Prüfung vor

Beim Schritt Genehmigung legen Sie fest, welche Entscheidungen zur Auswahl stehen: Genehmigen, Ablehnen und Anpassung anfordern. Die Entscheidungsmaske zeigt der berechtigten Person genau die Auswahl, die Sie hier gesetzt haben — eine abgewählte Entscheidung wird weder angeboten noch angenommen.

Setzen Sie keinen Haken, stehen alle drei Entscheidungen offen.

Ausgabe

Typ	Wofür
Markdown-Ausgabe	Das Ergebnisdokument für die ausführende Person
Merge / Zusammenführen	Hängt die Ergebnisse mehrerer Schritte unter je eigener Überschrift aneinander — rein mechanisch, ohne zusätzlichen KI-Aufruf

Jede Ausgabe trägt automatisch den vorgeschriebenen Hinweis, dass der Inhalt maschinell erzeugt wurde. Dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten — er ist eine Vorgabe der europäischen KI-Verordnung.

Optionale Schritte

Jeden Schritt können Sie als optional markieren: Detailansicht öffnen, Reiter Grundlagen, Haken bei Optionaler Schritt.

Optionale Schritte darf die ausführende Person überspringen. Das ist nützlich, wenn ein Ablauf zwei Wege anbietet — etwa „Audio aufnehmen" oder „Transkript hochladen".

Folgeschritte, die das Ergebnis eines übersprungenen Schritts verwenden würden, behandeln es als leer und brechen den Ablauf nicht ab. Im Beispiel nutzt der Zusammenfassungsschritt dann eben das hochgeladene Transkript.

Ohne Haken ist ein Schritt verpflichtend. Bestehende Assistenten ändern sich durch diese Einstellung nicht.

Sprache beim Audio-Schritt

Der Audio-Schritt trägt eine Spracheinstellung, und die entscheidet mehr, als der Name vermuten lässt: Eine falsche Angabe liefert kein schlechteres Transkript, sondern eine Übersetzung — englische Sprache, als Deutsch angegeben, ergibt flüssigen deutschen Text, ohne jeden Hinweis darauf.

Lassen Sie deshalb „Sprache beim Aufnehmen abfragen" eingeschaltet, außer Sie wissen sicher, dass immer dieselbe Sprache gesprochen wird. Dann wählt die aufnehmende Person selbst, und Ihre Einstellung ist nur noch die Vorauswahl.

Ein Auswahlfeld für die Sprache in einem vorgelagerten Formular-Schritt wirkt nicht. Der Audio-Schritt übernimmt keine Werte aus vorherigen Schritten — das Feld sähe aus, als würde es etwas tun, und täte nichts. Die Sprache gehört an den Audio-Schritt selbst.

Systemton beim Audio-Schritt

Mit dem Haken „Systemton mitschneiden (Tab oder Bildschirm)" erlauben Sie, dass die aufnehmende Person zusätzlich zum Mikrofon den Ton eines Browser-Tabs oder des Bildschirms aufnimmt — etwa die Gegenseite einer Online-Besprechung. Der Haken erlaubt das nur. Entschieden wird es weiterhin bei jeder Aufnahme einzeln, und es funktioniert nur in Chrome oder Edge an einem Rechner; in anderen Browsern wird die Auswahl gar nicht erst angeboten.

Schalten Sie ihn nur ein, wenn die Gegenseite der Zweck der Aufnahme ist. Dann sind Personen aufgezeichnet, die Ihren Bildschirm nie sehen — die aufnehmende Person muss sie vorher informieren, und der Aufnahme-Schritt weist sie darauf hin. In der Datenschutz-Übersicht erscheint die Einstellung als eigene Zeile, sobald der Assistent freigegeben wird.