Webhook-Quellen

Eine Webhook-Quelle dreht die Richtung um: Die Plattform holt nichts ab, sondern ein anderes System schickt fertige Inhalte herein. Das ist der Weg für alles, was hinter einer Anmeldung liegt, in einem Format kommt, das kein Sammler lesen kann, oder erst durch eine eigene Aufbereitung brauchbar wird.

Typische Fälle: ein Fachverfahren, das nächtlich einen Auszug liefert; eine Wochenübersicht, die jemand aus einem PDF aufbereitet; ein Skript, das eine interne Liste in lesbaren Text verwandelt.

Einrichten

1. Legen Sie den Zielordner an oder wählen Sie ihn aus. Die Berechtigungen des Ordners gelten für alles, was hier ankommt — siehe Berechtigungen.
2. Legen Sie darin eine Quelle der Art Webhook an.
3. Die Quelle zeigt Ihnen zwei Dinge: die Adresse, an die gesendet wird, und einen Schlüssel.

Der Schlüssel wird genau einmal angezeigt. Er lässt sich später nicht wieder auslesen, nur ersetzen. Legen Sie ihn sofort in Ihrem Passwortspeicher ab.

Sie brauchen für das Anlegen das Recht, die Wissensbasis zu verwalten — das Recht, in einen Ordner hochzuladen, genügt nicht. Ist die Quellenart im Dialog nicht auswählbar, ist sie für Ihren Arbeitsbereich nicht freigeschaltet; wenden Sie sich an den Habicht-Support.

Was das sendende System schickt

Eine Sendung besteht aus einem Titel, dem Inhalt als Text und einem Wiedererkennungsmerkmal — einer frei gewählten Zeichenkette, die dieses Dokument dauerhaft identifiziert.

Das Merkmal entscheidet über den wichtigsten Unterschied im Betrieb:

Merkmal	Wirkung
bleibt gleich bei jeder Sendung	Die neue Fassung ersetzt die alte. Es liegt immer genau ein Dokument im Bestand.
ändert sich je Sendung	Jede Sendung legt ein zusätzliches Dokument an. Der Bestand wächst mit jeder Lieferung.

Für alles, was regelmäßig in einer aktuellen Fassung gebraucht wird — ein Wochenplan, eine Preisliste, ein Verzeichnis —, ist das gleichbleibende Merkmal die richtige Wahl. Sonst stehen nach vier Wochen vier Fassungen nebeneinander, und die Suche kann nicht wissen, welche gilt. Für einen Vorgang, von dem jeder Eingang eigenständig zählt, ist das wechselnde Merkmal richtig.

Eine unveränderte Sendung wird erkannt und nicht erneut verarbeitet.

Gibt das sendende System gar kein Merkmal mit, bildet die Plattform es aus dem Dokumentnamen. Dann entscheidet der Name zeichengenau darüber, ob aktualisiert oder ein zweites Dokument angelegt wird — der häufigste Grund für einen still wachsenden Bestand. Die Feldnamen, die genauen Regeln und Beispiele stehen auf der Seite Webhook-Schnittstelle; geben Sie diese Seite an die Personen weiter, die die Anbindung bauen.

Was Sie in der Oberfläche sehen

Der Reiter Dokumente zeigt, was angekommen ist — mit Vorschau, so wie bei jeder anderen Quelle. Die Aktion Jetzt synchronisieren gibt es hier absichtlich nicht: Es gibt nichts abzuholen, der Takt liegt beim sendenden System.

Wenn nichts ankommt, prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Sendet das andere System überhaupt, und mit welcher Antwort?
2. Stimmt der Schlüssel noch? Nach einem Austausch muss die neue Zeichenkette auch im sendenden System hinterlegt sein.
3. Zeigt die Adresse auf diese Quelle? Ein Schlüssel gehört zu genau einer Quelle und damit zu genau einem Ordner.

Schlüssel austauschen

In der Quellenansicht lässt sich der Schlüssel ersetzen. Der alte gilt ab diesem Moment nicht mehr — planen Sie den Austausch so, dass das sendende System zeitnah umgestellt wird, sonst laufen die Lieferungen ins Leere, ohne dass in der Oberfläche etwas kaputt aussieht.

Ersetzen Sie den Schlüssel, sobald der Verdacht besteht, dass er in falsche Hände geraten ist. Wer ihn hat, kann Inhalte in diesen einen Ordner schreiben — nicht mehr, aber auch nicht weniger, und diese Inhalte beantworten anschließend Fragen Ihrer Belegschaft.

Grenzen

• Löschen geht nicht über den Webhook. Er legt an und überschreibt. Einzelne Dokumente entfernen Sie im Reiter Dokumente.
• Ein Schlüssel, eine Quelle, ein Ordner. Sollen Inhalte in mehrere Ordner, brauchen Sie mehrere Quellen und mehrere Schlüssel.
• Die Sendung trägt kein Datum. Soll erkennbar sein, welchen Stand ein Dokument hat, muss das Datum im Titel oder im Text stehen. Das ist gleichzeitig die einzige verlässliche Absicherung gegen einen still veralteten Bestand: Bleibt eine Lieferung aus, meldet niemand einen Fehler — aber ein Datum im Dokument fällt beim Lesen auf.