Synchronisierung

Quellen holen ihre Inhalte selbstständig — entweder nach Zeitplan oder auf Ihren Anstoß hin.

Zeitplan einrichten

Im Reiter Konfiguration einer Quelle hinterlegen Sie einen Zeitplan. Danach läuft die Synchronisierung im eingestellten Takt automatisch.

Alle Uhrzeiten sind mitteleuropäische Zeit (Wien). Die Umstellung zwischen Sommer- und Winterzeit ist berücksichtigt: Ein Zeitplan auf 02:00 läuft das ganze Jahr über um 02:00 Wiener Zeit. Das gilt auch dann, wenn Sie selbst in einer anderen Zeitzone sitzen — die eingestellte Uhrzeit ist immer die Wiener Uhr.

Unterhalb der Zeitplan-Einstellungen steht Nächster Sync mit dem nächsten Termin, ebenfalls in Wiener Zeit. Ist der Zeitplan pausiert, steht dort Pausiert; ohne Zeitplan entfällt die Zeile.

Steht dort Ungültiger Ausdruck, lässt sich der eingegebene Ausdruck nicht auflösen, und es findet kein automatischer Sync statt. Das ist die einzige Rückmeldung — es erscheint keine Fehlermeldung.

Manuell stoßen Sie über Jetzt synchronisieren an.

Die Statusanzeige

Status	Bedeutung
Bereit	Synchronisiert, wartet auf den nächsten Lauf
Sync läuft	Gerade in Arbeit
Fehler	Der letzte Lauf konnte kein einziges Dokument holen
Zu prüfen	Der Lauf wurde zum Schutz vor Datenverlust angehalten — siehe unten

Zwei Punkte, die regelmäßig missverstanden werden:

Einzelne aufgegebene Seiten sind kein Fehler. Bei einem größeren Durchlauf kommt es vor, dass einzelne Seiten nicht erreichbar sind. Solange der Großteil ankommt, gilt der Lauf als erfolgreich und die Quelle bleibt auf Bereit. Wie viele Elemente aufgegeben wurden, steht je Lauf im Reiter Historie.

Eine Quelle im Status „Fehler" bleibt im Zeitplan. Der nächste fällige Lauf wiederholt sie automatisch — Sie müssen nichts anstoßen. Ein vorübergehendes Problem heilt so von selbst. Bei einem vollständig fehlgeschlagenen Lauf werden Eigentümer und Administration zusätzlich benachrichtigt.

Der Bericht eines Laufs

Jeder Lauf im Reiter Historie lässt sich aufklappen. Die Zahlen oben beantworten unterschiedliche Fragen:

Zahl	Bedeutung
Erfolgreich	Dokument gelesen, aufbereitet und durchsuchbar
Fehlgeschlagen	Etwas ging schief, ein weiterer Versuch stand noch aus
Aufgegeben	Alle Versuche verbraucht — dieses Dokument fehlt in der Wissensbasis
Übersprungen	Gar nicht erst versucht: Das Dateiformat lässt sich nicht in Text umwandeln

Fehlgeschlagen und Aufgegeben unterscheiden sich nur im Zeitpunkt. Ein Element wird mehrfach versucht; erst danach gilt es als aufgegeben. Steht ein Lauf mit beiden Zahlen da, sehen Sie oft dieselbe Meldung — es ist derselbe Fehler, nur unterschiedlich weit fortgeschritten. Steht dagegen von vornherein fest, dass ein Dokument nicht zu lesen ist, wird es sofort aufgegeben statt mehrfach vergeblich versucht.

Übersprungen ist kein Fehler. Die Zahl erscheint nur, wenn es etwas zu berichten gibt, zusammen mit den häufigsten betroffenen Dateiendungen. Sie erklärt die Lücke zwischen dem, was der Server enthält, und dem, was hier ankommt.

Welche Formate gelesen werden

Verarbeitet werden PDF, Word, PowerPoint, Excel sowie Text-, Markdown- und HTML-Dateien.

Nicht verarbeitet werden unter anderem CAD-Zeichnungen, Layout-Dateien, Archive, Sicherungskopien und die alten Office-Formate .doc, .xls und .ppt — deren Nachfolger .docx, .xlsx und .pptx dagegen schon.

Bilder werden nur gelesen, wenn Sie in der Quelle die Texterkennung für Bilder eingeschaltet haben. Ohne sie enthält ein Bild keinen durchsuchbaren Text, und die Datei wird übersprungen.

Ein Ordner mit vielen Zeichnungen oder Altbeständen liefert also zwangsläufig eine hohe Zahl bei Übersprungen. Das ist der erwartete Verlauf und kein Hinweis auf ein Problem.

Schutz vor versehentlichem Löschen

Quellen im Spiegelbetrieb gleichen beide Seiten ab: Was auf dem Server gelöscht wurde, verschwindet auch hier. Das ist erwünscht — und gefährlich, wenn die Liste des Servers einmal unvollständig ankommt.

Deshalb wird nicht gelöscht, sondern angehalten, wenn

• die Dateiliste unvollständig geladen wurde, oder
• mehr als die Hälfte der bekannten Dokumente auf einmal fehlen würde.

Die Quelle geht dann auf Zu prüfen, und es wird nichts entfernt.

Was Sie dann tun:

1. Prüfen, ob der Server erreichbar ist und alle Ordner freigegeben sind.
2. Danach Jetzt synchronisieren erneut auslösen. Ist die Liste wieder vollständig, laufen echte Löschungen wie gewohnt.

Wurden in einem früheren Lauf bereits Dokumente entfernt, holt eine vollständige Synchronisierung sie wieder herein — sie werden als neue Dokumente eingelesen.

Quellen im Anhänge-Betrieb löschen grundsätzlich nichts. Eine unvollständige Liste führt dort nur dazu, dass weniger gefunden wird.

Warteschlange bei vielen Läufen

Laufen viele Synchronisierungen gleichzeitig an, werden nicht alle sofort gestartet. Es wird so viel parallel verarbeitet, wie ohne Überlast möglich ist; der Rest wartet.

• Wartende Läufe stehen auf In Warteschlange und starten selbstständig.
• Es geht nichts verloren — die Reihenfolge verschiebt sich nur.
• Die Verteilung ist fair: Ein großer Massen-Upload einer anderen Stelle blockiert Ihre Läufe nicht dauerhaft.
• Datei-Uploads werden bevorzugt und drängeln sich vor umfangreiche Durchläufe im Hintergrund.

Bei großem Rückstau kann eine einzelne Quelle also länger brauchen. Das ist erwartetes Verhalten.

Sehr große Quellen

Gefundene Dokumente werden laufend gespeichert, nicht erst am Ende. Deshalb sind große Bestände unkritisch:

• Ein umfangreicher Durchlauf läuft stabil durch.
• Wird ein eingestelltes Limit erreicht oder der Lauf unterbrochen, bleibt alles bis dahin Eingelesene erhalten. Es ist kein Alles-oder-nichts.
• Ein Lauf über viele Stunden übersteht auch Wartungsarbeiten im Hintergrund. Solange er Fortschritt macht, wird er fortgesetzt und nicht abgebrochen.

Bei sehr großen Beständen lohnt der erste Blick auf Übersprungen: Kommen deutlich weniger Dokumente an als der Ordner Dateien enthält, steht die Erklärung meist dort.

Einen Lauf abbrechen

Nützlich bei einer falsch eingetragenen Adresse oder einem ungewöhnlich lange laufenden Durchgang. Dafür brauchen Sie die Rolle Eigentümer oder Administrator — Mitglieder dürfen Läufe starten, aber nicht abbrechen.

1. Quelle öffnen, Reiter Historie.
2. In der Karte des laufenden Vorgangs auf Abbrechen klicken.
3. Optional einen Grund angeben — das hilft später beim Nachvollziehen.

Bereits eingelesene Dokumente bleiben erhalten.

Was Sie regelmäßig prüfen sollten

• Quellen im Status „Fehler" oder „Zu prüfen". Beide heilen nicht immer von selbst.
• Das Verhältnis von Dokumenten zu Vektoren in der Übersicht. Bleiben die Vektoren zurück, ist die Aufbereitung nicht durchgelaufen.
• Zeitpläne, die zu eng stehen. Eine stündliche Synchronisierung eines großen Bestands erzeugt dauerhaft Last, ohne dass sich viel ändert.