SharePoint-Quellen

Damit binden Sie Dateien aus Microsoft-365-Dokumentbibliotheken als Wissensquelle ein.

Gelesen wird nach dem Prinzip der geringsten Rechte: Die Plattform sieht nur die Bereiche, die Sie ausdrücklich freigeben. Eine Durchsuchung Ihres gesamten SharePoint ist technisch ausgeschlossen.

Die drei Schritte

1. Verbindung anlegen — einmalig je Microsoft-365-Umgebung.
2. Bereiche freigeben — je Bereich eine kurze Anmeldung bei Microsoft.
3. Quelle anlegen — einen freigegebenen Bereich in einen Wissensordner hängen.

Schritt 1 und 2 setzen die Berechtigung zum Verwalten von Zugangsdaten voraus (standardmäßig Eigentümer). Schritt 3 braucht Verwaltungsrechte am Zielordner.

Voraussetzung: einmalige Zustimmung

Ein Administrator Ihrer Microsoft-Umgebung muss der Anwendung einmalig die Berechtigung erteilen, ausgewählte Bereiche zu lesen. Ohne diese Zustimmung schlägt die Freigabe im zweiten Schritt fehl.

Außerdem brauchen Sie die Verzeichnis-Kennung Ihrer Microsoft-Umgebung. Sie steht im Microsoft-Portal in der Übersicht des Verzeichnisses.

Schritt 1 — Verbindung anlegen

1. Externe Verbindungen → Neue Verbindung.
2. Als Art SharePoint wählen.
3. Eintragen:
   • Anzeigename — frei wählbar.
   • Verzeichnis-Kennung — das Feld prüft das Format sofort.
4. Den Hinweis zur Zustimmung beachten und anlegen.

Die Verbindung ist sofort aktiv; eine interaktive Anmeldung gibt es hier nicht.

Schritt 2 — Bereiche freigeben

In der Detailansicht der Verbindung gibt es den Abschnitt Freigegebene Bereiche:

1. Die Adresse des Bereichs eintragen.
2. Anmelden und freigeben klicken. Sie melden sich einmalig bei Microsoft an.
3. Danach ist genau dieser Bereich zum Lesen freigegeben und erscheint in der Liste.

Zur Sicherheit: Sie melden sich persönlich an. Das dabei ausgestellte Token wird nur für diese eine Freigabe verwendet und nie gespeichert. Dauerhaft gespeichert wird ausschließlich die Kennung des freigegebenen Bereichs.

Wiederholen Sie den Schritt für jeden weiteren Bereich.

Schritt 3 — Quelle anlegen

1. In der Wissensbasis Neue Quelle starten.
2. Als Art SharePoint wählen.
3. Auswählen:
   • Verbindung
   • Freigegebener Bereich
   • Inhalt — Dateien oder Seiten. Eine Quelle synchronisiert genau eine Art; für beides legen Sie zwei Quellen auf demselben Bereich an.
4. Namen und Zielordner vergeben und anlegen.

Der wichtigste Hinweis auf dieser Seite

⚠️ Wer Zugriff auf den Zielordner und die Quelle hat, sieht den gesamten Inhalt des gewählten SharePoint-Bereichs. Dokumentbezogene SharePoint-Berechtigungen werden nicht übernommen.

Legen Sie eine solche Quelle deshalb nur in Ordnern ab, deren Leserkreis den gesamten Inhalt sehen darf. Wenn innerhalb eines Bereichs unterschiedliche Vertraulichkeitsstufen liegen, setzen Sie die Quelle tiefer an — auf einer Ebene mit einheitlichen Rechten.

Nur einen Ordner synchronisieren

Ohne Einschränkung würde der gesamte Bereich eingelesen. Über Ordner wählen öffnen Sie einen Ordnerbrowser und begrenzen die Quelle auf einen Teilbaum. Der gewählte Pfad erscheint danach im Dialog; über Entfernen kehren Sie zum gesamten Bereich zurück.

Nutzen Sie das großzügig. Es hält die Wissensbasis fokussiert, verkürzt die Synchronisierung erheblich und überträgt nur, was wirklich gebraucht wird.

Der Ordnerbrowser ist vollständig mit der Tastatur bedienbar.

Berechtigungen übernehmen (optional)

Je Verbindung lässt sich die Berechtigungs-Synchronisation einschalten. Dann werden die SharePoint-Berechtigungen des gewählten Bereichs gelesen und die Quelle automatisch den zugeordneten Gruppen zugewiesen.

Die Zuordnung Verzeichnisgruppe → Gruppe hier pflegen Sie einmalig in der Detailansicht der Verbindung.

Das Verhalten ist fail-closed:

• Gruppen ohne Zuordnung erhalten keinen Zugriff und erscheinen im Quellendetail als „nicht zugeordnet".
• Das gilt auch für SharePoint-interne Gruppen und für Freigaben an Einzelpersonen.
• Verliert eine Gruppe in SharePoint den Zugriff, wird er beim nächsten Lauf auch hier entzogen.

Die Übernahme ist quellengranular, nicht dokumentgranular. Abweichende Berechtigungen innerhalb des gewählten Bereichs werden nicht abgebildet. Auch hier gilt: Setzen Sie die Quelle auf einer Ebene mit einheitlichen Rechten an.

Ohne aktivierte Synchronisation steuert sich der Zugriff wie bei jeder anderen Quelle über Ordner und Quelle — siehe Berechtigungen.

Versionen zusammenfassen

Viele Teams legen Dateiversionen als eigene Dateien ab — Angebot_v1, Angebot_v2, Angebot_final. Ohne Gegenmaßnahme landen alle im Bestand, und der Assistent kann Zahlen aus einer veralteten Fassung zitieren.

Die Versions-Zusammenfassung erkennt solche Familien am Dateinamen. Prüfen Sie, ob sie für Ihre Bestände sinnvoll ist — bei Aktenbeständen mit bewusst aufbewahrten Fassungen ist sie es womöglich nicht.

Betriebszustände

Zustand	Bedeutung und Abhilfe
Degradiert	Die Anmeldung ist abgelaufen oder die Zustimmung wurde entzogen. Synchronisierungen pausieren. Über Erneut anmelden reaktivieren.
Verwaist	Die Person, der eine persönliche Verbindung gehörte, hat den Arbeitsbereich verlassen. Alle Läufe sind gesperrt.
Zur Prüfung	Der Bestand hat sich unerwartet stark verändert, oder eine Schutzgrenze wurde erreicht.

Verwaiste Verbindungen räumen Sie so auf:

1. Die Quellen auf eine andere aktive Verbindung umhängen.
2. Erst danach lässt sich die verwaiste Verbindung löschen.

Löscht jemand sein Konto selbst, werden seine persönlichen Verbindungen samt Zugangsdaten automatisch und unwiderruflich entfernt.

Grenzen

• Nur lesend. Es wird nie nach SharePoint zurückgeschrieben.
• Große Bibliotheken werden in Teilmengen verarbeitet; auch sehr umfangreiche Bestände laufen ohne Aufteilung durch. Es gibt eine Schutzgrenze je Lauf — wird sie überschritten, stoppt der Lauf mit Zur Prüfung. Der erste Lauf eines großen Bestands kann viele Stunden dauern; planen Sie ihn entsprechend.
• Nur freigegebene Bereiche sind lesbar. Alle anderen bleiben unsichtbar.