Gruppen importieren

Liegt Ihre Organisationsstruktur bereits als Tabelle vor, legen Sie die Gruppen nicht einzeln an. Der Import liest eine Excel-Datei ein und erzeugt daraus die komplette Hierarchie samt Über- und Unterordnung.

Wie die Datei aussehen muss

Eine Zeile je Organisationseinheit, drei Pflichtspalten und optional eine Beschreibung:

Spalte	Pflicht	Bedeutung
Name	ja	Bezeichnung der Einheit
Externe ID	ja	Eindeutige Kennung der Einheit
Übergeordnete ID	ja	Die externe ID der übergeordneten Einheit
Beschreibung	nein	Freitext, wird als Gruppenbeschreibung übernommen

Beispiel:

Kurzbezeichnung	Kennung	Übergeordnet	Beschreibung
Bundesmobilienverwaltung	AT:B:1010862	AT:B:100	Verwaltet Mobilien
Betriebsverwaltung	AT:B:1011182	AT:B:1010862
Sonderinventarverwaltung	AT:B:1011183	AT:B:1010862	Sonderinventar

Die Hierarchie ergibt sich allein aus den Kennungen — nicht aus der Reihenfolge und nicht aus Einrückungen. Die Zeilen dürfen also beliebig sortiert sein, und untergeordnete Einheiten dürfen vor ihren übergeordneten stehen.

Auch die Spaltenreihenfolge und die Spaltennamen sind frei: Häufige Überschriften werden automatisch erkannt, sonst ordnen Sie die Spalten im Dialog selbst zu. Zusätzliche Spalten werden ignoriert.

Die Datei wird im Browser gelesen und nicht hochgeladen. An den Server gehen nur die ausgelesenen Zeilen.

Import starten

1. Administration → Gruppen öffnen.
2. Oben rechts Aus Datei importieren anklicken.
3. Die .xlsx-Datei auswählen.

Der Dialog zeigt die erkannte Spaltenzuordnung mit vier Auswahlfeldern. Prüfen Sie sie kurz — besonders, dass Externe ID und Übergeordnete ID nicht vertauscht sind. Das ist der häufigste Fehler und erzeugt eine auf den Kopf gestellte Hierarchie.

Die Beschreibung ist optional. Zeigt das Feld auf eine Spalte, ist die Datei maßgeblich: Der Text wird übernommen, und eine leere Zelle leert eine bestehende Beschreibung. Wählen Sie keine Spalte, bleiben vorhandene Beschreibungen unberührt.

Fehlende oberste Einheit benennen

Viele Exporte verweisen auf eine oberste Einheit — das Haus selbst —, ohne sie als eigene Zeile zu enthalten. Dann meldet der Dialog, dass eine übergeordnete Einheit fehlt, und fragt nach einem Namen dafür.

Diese Gruppe wird als Wurzel angelegt, alle betroffenen Einheiten hängen darunter. Solange der Name fehlt, ist der Import gesperrt — sonst fielen diese Zweige stillschweigend weg.

Das lohnt sich ohnehin: Mit einer gemeinsamen Wurzel vergeben Sie eine Freigabe einmal ganz oben, und sie gilt im ganzen Haus.

Die Vorschau prüfen

Vor dem Übernehmen sehen Sie genau, was passieren würde:

Kennzahl	Bedeutung
Neu	Gruppen, die angelegt werden
Geändert	Bestehende Gruppen, die umbenannt oder verschoben werden
Unverändert	Gruppen, die bereits genau so vorhanden sind
Konflikt	Zeilen, die übersprungen werden

Es wird nie etwas gelöscht. Gruppen, die es in der Plattform gibt, in Ihrer Datei aber nicht, bleiben unverändert bestehen und werden nur als Hinweis aufgeführt. Eine versehentlich gefilterte Exportdatei kann damit keine bestehenden Freigaben oder Mitgliedschaften zerstören.

Erst der Klick auf Änderungen übernehmen schreibt etwas.

Konflikte verstehen

Fehlerhafte Zeilen brechen den Import nicht ab — sie werden übersprungen, der Rest läuft durch.

Meldung	Ursache und Abhilfe
Name vergeben	Eine andere Gruppe trägt diesen Namen. Namen müssen eindeutig sein — in der Datei umbenennen.
Übergeordnete fehlt	Die angegebene übergeordnete Kennung gibt es weder in der Datei noch in der Plattform.
Ringschluss	Die Einheiten verweisen im Kreis aufeinander.
Zu tief verschachtelt	Mehr als zehn Ebenen — die Struktur muss flacher werden.
Kennung doppelt	Dieselbe externe Kennung kommt mehrfach vor; nur die erste Zeile wird verwendet.
Name ungültig	Der Name ist leer oder länger als 120 Zeichen.

Korrigieren Sie die Datei und importieren Sie erneut.

Erneut importieren bei Umstrukturierungen

Der Import ist wiederholbar. Maßgeblich ist die externe Kennung — daran wird jede Einheit wiedererkannt.

• Gleiche Datei nochmal → alles „Unverändert", nichts passiert.
• Einheit umbenannt → die bestehende Gruppe wird umbenannt, samt Mitgliedern und Freigaben. Es entsteht keine zweite Gruppe.
• Einheit hängt woanders → die Gruppe wird verschoben, ihre Untergruppen wandern mit.
• Einheit fehlt in der neuen Datei → die Gruppe bleibt und wird nur gemeldet.

Bei einer Reorganisation genügt es also, den aktuellen Export einzuspielen.

Was der Import nicht macht

• Keine Mitglieder. Er legt nur die Struktur an. Mitglieder ordnen Sie von Hand zu oder automatisch — und die importierte externe Kennung ist genau das Feld, über das die automatische Zuordnung läuft. Nach dem Import ist diese Verknüpfung also bereits vorbereitet.
• Keine Freigaben. Zugriffe auf Wissen, Werkzeuge und Assistenten vergeben Sie weiterhin bewusst je Gruppe.
• Keine Löschungen.

Fehler beim Einlesen

Meldung	Ursache
„Das ist keine .xlsx-Datei"	Vermutlich .csv oder ein altes Format — als Excel-Arbeitsmappe speichern.
„Die Spalten konnten nicht zugeordnet werden"	Ungewöhnliche Spaltennamen — im Dialog von Hand zuordnen.
„Keine Zeile mit externer Kennung"	Die Spalte für die Kennung ist leer oder falsch zugeordnet.
„Dieser Browser kann die Datei nicht lesen"	Sehr alter Browser — bitte eine aktuelle Version verwenden.