Gruppen und Hierarchie

Gruppen bilden Ihre Organisation ab — Abteilungen, Teams, Referate. Sie lassen sich ineinander verschachteln, und Zugriffe vererben sich entlang der Struktur nach unten.

Liegt Ihre Organisationsstruktur bereits als Tabelle vor, legen Sie die Gruppen nicht einzeln an, sondern lesen sie in einem Zug ein — siehe Gruppen importieren.

Wie Vererbung funktioniert

Jede Gruppe kann eine übergeordnete Gruppe haben. So entsteht ein Baum:

Ministerium (A)
└── Abteilung I (B)
    └── Referat I/3 (C)

Die Grundregel: Ein Zugriff, den Sie einer übergeordneten Gruppe geben, gilt automatisch auch für alle untergeordneten.

• Geben Sie A Zugriff auf einen Wissensordner, sehen ihn die Mitglieder von A, B und C.
• Geben Sie C Zugriff, sehen ihn nur die Mitglieder von C.

Die Vererbung wirkt ausschließlich nach unten — nie nach oben und nie zu Nachbargruppen.

Das gilt einheitlich für alle Arten von Zugriff:

Ressource	Wo Sie die Gruppe zuweisen
Wissensordner	Ordner teilen → Reiter Gruppen
Wissensquelle	Quellen-Zugriff → Reiter Gruppen
Werkzeuge	Werkzeug bearbeiten → Zugriff → Gruppen
Fremdsysteme	Server bearbeiten → Zugriff → Gruppen
Assistenten	Sichtbarkeit → Gruppen

Gruppen anlegen und verschachteln

1. Administration → Gruppen öffnen.
2. Gruppe anlegen — Name vergeben und optional eine übergeordnete Gruppe wählen.
3. Bestehende Gruppen lassen sich später umhängen.

Grenzen und Schutzmechanismen:

• Höchstens zehn Ebenen Verschachtelung.
• Eine Gruppe kann nicht sich selbst oder eine ihrer Untergruppen als übergeordnete Gruppe bekommen — das ergäbe einen Ring.
• Eine Gruppe mit Untergruppen lässt sich nicht löschen. Hängen Sie den Teilbaum zuerst um oder löschen Sie ihn von unten nach oben.

Wie tief sollte die Struktur sein?

Bilden Sie nicht das Organigramm nach, sondern die Zugriffswirklichkeit. Jede Ebene, auf der Sie nie etwas freigeben, ist Pflegeaufwand ohne Nutzen.

Eine gute Prüffrage: Würde ich hier jemals einen Ordner freigeben? Wenn nein, gehört die Ebene wahrscheinlich nicht in die Gruppenstruktur.

Umgekehrt lohnt sich eine gemeinsame Wurzelgruppe über allem: Damit können Sie etwas einmal für das ganze Haus freigeben, statt zwanzig Abteilungen einzeln anzuhaken.

Wirkung prüfen

Die Zugriffsvorschau — erreichbar über Gruppen und über die Mitgliederliste — zeigt, welche Ordner eine Person oder Gruppe tatsächlich erreicht, einschließlich der geerbten Zugriffe.

Bei einem geerbten Zugriff nennt der Herkunftshinweis die übergeordnete Gruppe, die ihn gewährt („geerbt von …"). Damit beantworten Sie die Frage „warum sieht diese Person das?" ohne Raten.

Nutzen Sie das vor jeder Freigabe im Zweifel. Es ist deutlich schneller, als hinterher zu suchen, warum jemand mehr sieht als gedacht.

Die richtige Gruppe im Freigabe-Dialog finden

Wenn Sie etwas an eine Gruppe freigeben, öffnet der Reiter Gruppe eine aufklappbare Baumansicht: Zunächst sehen Sie nur die obersten Gruppen und klappen mit dem Pfeil auf, was Sie brauchen. Bei einer ganzen Referatsstruktur bleibt die Auswahl so überschaubar.

Das Suchfeld durchsucht Name und Beschreibung — Sie finden eine Gruppe also auch über ihre Beschreibung, nicht nur über den Kurznamen. Treffer tief in der Hierarchie werden samt ihrer übergeordneten Gruppen automatisch aufgeklappt.

Gruppen, die bereits Zugriff haben, erscheinen ausgegraut mit dem Hinweis Bereits freigegeben. So bleibt der Baum vollständig, und Sie sehen auf einen Blick, was schon berechtigt ist.