Automatische Aufnahme

Ist ein Identitätsanbieter aktiv, entscheiden Sie hier, was mit Personen geschieht, die sich zum ersten Mal anmelden.

Einschalten

1. Administration → Enterprise SSO öffnen und zur Karte Automatische Aufnahme gehen.
2. Den Schalter einschalten.
3. Die Standardrolle für neue Personen wählen.
4. Speichern.

Ab sofort wird jede Person, die sich mit einer Adresse aus einer verifizierten Domain über den aktiven Anbieter anmeldet, automatisch Mitglied Ihres Arbeitsbereichs.

Die Standardrolle

Rolle	Empfehlung
Mitglied	Der Normalfall. Voller Arbeitszugriff, keine Verwaltungsrechte.
Administrator	Nur in sehr kleinen Teams sinnvoll, in denen wirklich alle verwalten sollen.

Wählen Sie hier nicht leichtfertig „Administrator". Die Rolle darf Wissen und Assistenten verwalten, Gruppen ändern, Endpunkte veröffentlichen und das Protokoll einsehen. Bei automatischer Aufnahme bekommt das jede Person, die sich anmeldet — ohne dass jemand zustimmt. Wer einzelne Personen hochstufen will, tut das später gezielt über die Mitgliederliste.

Was danach passiert

Die Person ist Mitglied — mehr nicht. Sie sieht:

• den Chat,
• keine Wissensordner, solange ihr keine zugewiesen sind,
• keine Assistenten, außer den für alle freigegebenen.

Das ist Absicht: Zugriff wird vergeben, nicht vererbt. Damit neue Personen sofort arbeiten können, richten Sie die automatische Gruppenzuordnung ein — dann bekommen sie beim Anmelden auch gleich ihre Gruppen und damit die passenden Inhalte.

Die Kombination aus beidem ist der eigentliche Gewinn: Anmelden, aufnehmen, zuordnen, arbeiten — ohne einen einzigen manuellen Schritt.

Wenn jemand nicht aufgenommen wird

Landet eine Person nach erfolgreicher Anmeldung auf der Einstiegsseite statt in Ihrem Arbeitsbereich, prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Ist die automatische Aufnahme eingeschaltet?
2. Ist die Domain der Adresse verifiziert? Achten Sie auf Untervarianten — abteilung.beispiel.at ist nicht dasselbe wie beispiel.at.
3. Ist der Identitätsanbieter aktiv?

Grenzen

• Kein Offboarding. Wird jemand bei Ihrem Anbieter deaktiviert, bleibt die Mitgliedschaft hier bestehen, bis Sie sie entfernen. Nehmen Sie das in Ihren Austrittsprozess auf — sonst sammeln sich stille Mitgliedschaften an.
• Keine Rollenübernahme. Rollen aus Ihrem Verzeichnisdienst werden nicht ausgewertet; alle bekommen die Standardrolle.
• Keine Rückwirkung. Bereits bestehende Konten ändern sich nicht.

Was protokolliert wird

Jede automatische Aufnahme wird festgehalten — mit Zeitpunkt, Adresse und Herkunft. Damit können Sie nachvollziehen, wer wann und über welchen Weg dazugekommen ist. Siehe Aufbewahrung, Protokoll und Export.

Es empfiehlt sich, die Mitgliederliste in den ersten Tagen nach dem Einschalten durchzusehen: Dann zeigt sich, ob die Domain weiter gefasst ist als gedacht.