Der Genehmigungs-Workflow

Wer einen Assistenten über den eigenen Bereich hinaus teilen will — mit dem ganzen Arbeitsbereich, mit Gruppen oder mit bestimmten Personen —, braucht dafür entweder das Recht Direkt teilen oder eine Freigabe durch Sie.

Persönliche Assistenten brauchen keine Prüfung. Erst das Teilen mit anderen löst sie aus.

Wer direkt teilt und wer einreicht

Rolle (Voreinstellung)	Teilen über den eigenen Bereich hinaus
Eigentümer, Administrator	Direkt: Die Sichtbarkeit gilt mit dem Speichern, eine neue Fassung mit dem Veröffentlichen
Mitglied	Über die Prüfung: Die gewünschte Sichtbarkeit wird eingereicht und gilt erst mit Ihrer Freigabe

Das Recht dahinter heißt Direkt teilen — siehe Rollen und Rechte. Wer es nicht hat, sieht im Editor unter der Sichtbarkeit den Hinweis, dass geteilt wird, indem man einreicht, und statt Sichtbarkeit speichern die Schaltfläche Zur Prüfung einreichen.

Dasselbe gilt für neue Fassungen: Ist ein Assistent bereits geteilt, geht eine geänderte Fassung bei Personen ohne dieses Recht ebenfalls über die Prüfung.

Was die einreichende Person erlebt

1. Den Assistenten fertigstellen und speichern.
2. Unter Wer darf diesen Assistenten sehen und starten? die gewünschte Zielgruppe wählen und Zur Prüfung einreichen klicken. Geprüft wird der zuletzt gespeicherte Stand; ungespeicherte Änderungen gehören nicht dazu.
3. Oben im Editor erscheint ein Hinweis mit der beantragten Sichtbarkeit.
4. Bis zur Entscheidung ist der Assistent gesperrt. Änderungen lassen sich nicht speichern, und die Sichtbarkeit lässt sich nicht ändern.

Das ist bewusst so: Beim Einreichen wird ein unveränderlicher Schnappschuss genommen. Sie entscheiden über genau diese Fassung — unabhängig davon, was die einreichende Person danach noch täte. Ohne diese Sperre wüssten Sie nie, was Sie eigentlich freigegeben haben.

Die beantragte Sichtbarkeit gilt noch nicht. Ein Assistent, der zum ersten Mal geteilt werden soll, bleibt bis zu Ihrer Freigabe persönlich.

Erneute Prüfung eines geteilten Assistenten

Wird ein bereits geteilter Assistent erneut eingereicht — mit einer neuen Fassung oder einer anderen Zielgruppe —, bleibt er währenddessen in Betrieb. Alle Berechtigten führen weiter die zuletzt freigegebene Fassung aus. Erst Ihre Freigabe ersetzt sie; eine Ablehnung lässt sie unverändert stehen.

Zurückziehen

Solange die Prüfung läuft, kann die einreichende Person sie über Einreichung zurückziehen beenden. Die Sperre im Editor entfällt, der Assistent bleibt, wie er vor dem Einreichen war.

Den Grund, den die Person im Dialog angibt, hält das Protokoll im Eintrag app.unshared fest; dasselbe gilt für Nicht mehr teilen. Der Grund ist freiwillig und auf 240 Zeichen begrenzt.

Benachrichtigungen

• Beim Einreichen erhalten alle, die über Freigaben entscheiden dürfen, eine Benachrichtigung. Öffnen führt direkt in die Prüfansicht dieses Assistenten.
• Nach Ihrer Entscheidung erhält die einreichende Person eine Benachrichtigung — bei Ablehnung und bei angeforderten Änderungen samt Ihrem Kommentar.

Entscheiden Sie selbst über einen eigenen Assistenten, entfällt die Benachrichtigung an Sie.

Die Warteschlange

Die eingereichten Assistenten stehen in der Genehmigungs-Warteschlange. Je Eintrag sehen Sie Name, Urheberschaft, Risikoklasse und Einreichungszeitpunkt.

Die Warteschlange hat keinen eigenen Menüpunkt. Sie erreichen sie über die Benachrichtigung zu einer Einreichung: Sie öffnet die Prüfansicht, und deren Pfadleiste führt zur Genehmigungs-Warteschlange zurück.

Prüfen öffnet die Detailansicht mit diesen Bereichen:

• Metadaten — Kurzname, Urheberschaft, Einreichung und die beantragte Sichtbarkeit.
• Änderungen gegenüber der letzten Freigabe — siehe unten.
• Risikoklasse — hier können Sie vor dem Freigeben übersteuern.
• Datenschutz-Übersicht — sie entsteht mit der Freigabe. In der Prüfansicht bleibt der Bereich leer.
• Entscheidung — Kommentar und die drei Schaltflächen.

Der Vergleich — worauf Sie achten

Der Vergleich zeigt die strukturellen Änderungen seit der letzten Freigabe: hinzugefügte, entfernte und veränderte Schritte, jeweils mit Symbol und Text, nicht nur farblich.

Drei Hinweise stehen hervorgehoben darüber. Sie sind der eigentliche Grund für diese Ansicht:

Hinweis	Warum er zählt
Änderung der Risikoklasse	Etwa „begrenzt → hoch". Passiert typischerweise, wenn ein schreibender Schritt dazugekommen ist.
Neu freigegebene Werkzeuge	Der Assistent darf plötzlich mehr als vorher.
Neue Funktionen an Fremdsystemen	Ein Schritt ruft etwas anderes oder zusätzliches auf.

Prüfen Sie diese drei zuerst. Eine harmlose Textänderung sieht im Vergleich genauso aus wie ein neu hinzugefügter Schreibzugriff — die Hervorhebungen trennen beides.

Die drei Entscheidungen

Entscheidung	Wirkung	Kommentar
Freigeben	Die eingereichte Fassung gilt für die beantragte Sichtbarkeit	optional
Ablehnen	Der Antrag ist erledigt; der Assistent ist wieder bearbeitbar	Pflicht
Änderungen anfordern	Wie ablehnen, aber als Bitte um Nachbesserung gemeint	Pflicht

Nach einer Ablehnung bleibt ein Assistent, der zum ersten Mal geteilt werden sollte, persönlich. Ein bereits geteilter Assistent bleibt mit seiner zuletzt freigegebenen Fassung und Sichtbarkeit in Betrieb.

Der Unterschied zwischen den letzten beiden liegt im Ton Ihres Kommentars und in der Protokollierung — technisch passiert dasselbe.

Schreiben Sie brauchbare Kommentare. Sie sind das Einzige, was bei der einreichenden Person ankommt. „Passt nicht" erzeugt eine Rückfrage; „Der Schreibzugriff auf das Ticketsystem braucht einen Freigabeschritt davor" erzeugt eine korrigierte Fassung.

Die Risikoklasse beim Freigeben übersteuern

Im Freigabe-Dialog können Sie die Einstufung ändern — etwa wenn Sie den fachlichen Kontext besser kennen als die automatische Bewertung. Eine Begründung ist Pflicht und wird protokolliert.

Dafür brauchen Sie ein eigenes Recht, das standardmäßig nur beim Eigentümer liegt. Als Administration können Sie es bekommen, wenn die Eigentümerin oder der Eigentümer es freischaltet.

Nach der Freigabe

1. Der Assistent ist für die beantragte Sichtbarkeit startbar.
2. Die freigegebene Fassung wird als verbindliche Grundlage festgehalten. Spätere Bearbeitungen ändern daran nichts, bis eine neue Fassung freigegeben oder — mit dem Recht Direkt teilen — veröffentlicht wird.
3. Die Datenschutz-Übersicht wird erzeugt und dauerhaft hinterlegt. Sie ist später im Info-Bereich eines Laufs abrufbar und Ihr zentraler Nachweis.
4. Beim ersten Start sehen die Nutzenden den Hinweis vor dem Start.

Was protokolliert wird

Jeder Schritt — Einreichung samt beantragter Zielgruppe, Freigabe, Ablehnung, Vergleichserzeugung und eine etwaige Übersteuerung der Risikoklasse — wird mit handelnder Person, Zeitpunkt und Kommentar festgehalten. Der Eintrag zur Freigabe (app.approved) nennt die Zielgruppe, für die der Assistent tatsächlich veröffentlicht wurde, bei Gruppen auch die Gruppen selbst, und zusätzlich die Sichtbarkeit, die er davor hatte. Zurückziehen und Nicht-mehr-Teilen stehen mit dem angegebenen Grund im Protokoll. Direktes Teilen durch Personen mit dem entsprechenden Recht wird ebenso protokolliert.

Zusammen mit der hinterlegten Datenschutz-Übersicht ist das Ihr Nachweis, dass eine berechtigte Person den Assistenten nach Prüfung der Änderungen freigegeben hat. Genau darauf zielen die Protokollierungspflichten der KI-Verordnung.

Praxishinweise

• Legen Sie fest, wer prüft. Wenn alle Administratoren zuständig sind, ist es niemand. Eine benannte Person oder ein Zweier-Team funktioniert besser.
• Prüfen Sie zeitnah. Solange die Prüfung läuft, ist der Assistent für die einreichende Person gesperrt. Eine Woche Wartezeit erzeugt Umgehungsversuche.
• Überlegen Sie, wem Sie „Direkt teilen" geben. Wer das Recht hat, umgeht die Prüfung vollständig — auch bei der eigenen Arbeit.
• Achten Sie besonders auf Assistenten mit Schreibzugriff. Alles, was in einem Fremdsystem etwas verändert, verdient den zweiten Blick — siehe Risikoklassen.