Berechtigungen

Berechtigungen hängen am Ordner und lassen sich an der einzelnen Quelle verfeinern. Ohne eigene Einstellung erbt jede Quelle den Zugriff ihres Ordners: Wer den Ordner sehen darf, sieht auch alles darin.

Sie vergeben Zugriff an Personen oder an Gruppen, jeweils als Lesen oder Verwalten.

Recht	Erlaubt
Lesen	Inhalte sehen und über den Assistenten finden
Verwalten	Zusätzlich Quellen anlegen und ändern, synchronisieren, Berechtigungen setzen

Vergeben Sie im Regelfall an Gruppen, nicht an Personen. Einzelfreigaben werden beim nächsten Personalwechsel vergessen — Gruppenzugehörigkeiten pflegen sich über Ihre bestehende Organisationsstruktur.

Vererbung

Ordnerberechtigungen gelten für alle Unterordner und Quellen darin. Kommt später ein Unterordner dazu, ist er automatisch mit abgedeckt.

Zusätzlich wirkt die Gruppenhierarchie: Geben Sie einer übergeordneten Gruppe Zugriff, haben ihn auch alle untergeordneten — siehe Gruppen und Hierarchie.

Beide Vererbungen greifen gleichzeitig. Deshalb lohnt vor jeder Freigabe der Blick in die Zugriffsvorschau — siehe unten.

Die Zugriffsvorschau

Die Zugriffsvorschau beantwortet die Frage „welche Ordner erreicht diese Person oder diese Gruppe, und warum?". Sie hängt nicht am Ordner, sondern an der Person oder der Gruppe:

• Für eine Person: Administration → Mitglieder & Einladungen, am Eintrag Zugriff anzeigen.
• Für eine Gruppe: Administration → Gruppen, das Vorschau-Symbol an der Gruppe oder im Bearbeiten-Dialog Zugriffsvorschau öffnen.

Sie listet die erreichbaren Ordner, jeweils mit der Herkunft des Zugriffs: direkt, über eine Gruppe, geerbt von einer übergeordneten Gruppe, über die Rolle oder arbeitsbereichsweit. Oben stehen die Summen je Herkunft; die Liste lässt sich durchsuchen und nach Herkunft filtern.

Drei Dinge zeigt sie nicht:

• Einschränkungen an einzelnen Quellen. Die Vorschau arbeitet auf Ordnerebene. Ob eine Quelle darin enger gefasst ist, sehen Sie im Reiter Zugriff der Quelle.
• Inhalte aus persönlichen Beständen anderer, die mit der Person geteilt wurden. Ihre eigenen persönlichen Ordner führt die Vorschau mit Namen, ohne Inhalt.
• Personen außerhalb des Arbeitsbereichs. Die Vorschau gibt es nur für Mitglieder.

Die Zugriffsvorschau steht Personen offen, die Gruppen verwalten dürfen.

Eine Quelle enger fassen

Manchmal soll eine einzelne Quelle nicht für alle sichtbar sein, die den Ordner sehen — etwa wenn in einem breit freigegebenen Ordner eine Quelle mit sensibleren Inhalten liegt.

Öffnen Sie dazu die Quelle und wechseln Sie in den Reiter Zugriff. Solange dort nichts steht, erbt die Quelle vollständig. Sobald Sie einen Eintrag setzen, gilt:

• Die Quellenberechtigung kann nur enger fassen, nie erweitern. Wer am Ordner nur lesen darf, bekommt über die Quelle keine Verwaltungsrechte.
• Die Vererbung wird gekappt. Es sehen dann nur noch die eingetragenen Personen und Gruppen die Quelle. Alle übrigen Ordnermitglieder verlieren den Zugriff auf diese eine Quelle — behalten aber den Rest des Ordners.
• Voraussetzung: Sie brauchen Verwaltungsrechte am übergeordneten Ordner.

Das ist ein scharfes Werkzeug: Ein einziger Eintrag schaltet alle anderen aus. Prüfen Sie danach im Reiter Zugriff der Quelle, ob die richtigen Leute übrig geblieben sind — die Zugriffsvorschau zeigt nur Ordner und damit diese Einschränkung nicht.

Persönliches Wissen teilen

Ihre Leute können aus ihrem persönlichen Bereich freigeben, ohne den Ordner sichtbar zu machen — wahlweise eine einzelne Quelle oder einen ganzen Ordner:

1. Quelle oder Ordner in Mein Wissen öffnen, Reiter Zugriff.
2. Person oder Gruppe eintragen, mit Lesen oder Verwalten.
3. Speichern.

Verwalten reicht bei persönlichem Wissen weniger weit als bei den Ordnern des Arbeitsbereichs. Wer eine persönliche Quelle mit Verwalten geteilt bekommt, darf Dateien hochladen, Dokumente löschen, die Quelle umbenennen und abgleichen. Der Eigentümerin oder dem Eigentümer vorbehalten bleiben:

• die Quelle selbst zu löschen,
• ihre Konfiguration — Adresse, Zeitplan, Betriebsart, Texterkennung,
• ihre Modellstufe — siehe Modellstufen freigeben,
• das Neuaufbauen der Vektoren — siehe Vektoren neu aufbauen,
• das Weiterteilen, also die Einträge im Reiter Zugriff.

Das gilt auch dann, wenn die empfangende Person Administrator oder Eigentümer des Arbeitsbereichs ist, und auch bei einer Freigabe über eine Gruppe.

Bei den Empfangenden erscheint daraufhin ein Bereich Mit mir geteilt — in der Seitenleiste und in der Quellenauswahl des Chats. Der persönliche Ordner selbst bleibt unsichtbar: Freigegebene Bestände stehen dort als flache Liste, nicht als Ordnerbaum. Wird die Freigabe zurückgenommen, entfällt der Zugriff sofort.

Gruppen stehen dabei allen Mitgliedern zur Auswahl, nicht nur der Administration. Der Freigabe-Dialog zeigt zu jeder Gruppe des Arbeitsbereichs den Namen und darunter ihre Beschreibung — oder, wenn keine hinterlegt ist, die Zahl ihrer Mitglieder. Wer in einer Gruppe ist, zeigt er nicht. Eine Freigabe an eine Gruppe wirkt sofort für alle ihre Mitglieder, auch für die Mitglieder untergeordneter Gruppen, und sie durchläuft keinen Prüfschritt bei Ihnen. Im Protokoll steht zu jeder dieser Freigaben, wer sie erteilt hat, in welcher Rolle, an welcher Quelle oder welchem Ordner und welche Gruppen dadurch Zugriff bekommen haben.

Beim Teilen eines Ordners gilt:

• Die Freigabe erfasst alle Quellen darin, auch die später hinzugefügten, und reicht in Unterordner hinein.
• Eine Quelle mit eigener Zugriffsliste behält diese. Die Ordnerfreigabe erweitert also, was ohne eigene Liste ohnehin gälte — sie hebelt keine ausdrückliche Einschränkung an einer einzelnen Quelle aus. Dasselbe gilt für einen Unterordner mit eigener Liste.
• Quellen, deren Zugriffsliste automatisch aus einer angebundenen Dokumentenablage abgeleitet wird, bleiben ausgenommen.

Solche geteilten Quellen gehören zum normalen Suchbestand der empfangenden Person — sie werden also auch dann durchsucht, wenn niemand sie ausdrücklich auswählt.

Für Sie als Administration heißt das: Es gibt Wissensflüsse, die Sie nicht zentral vergeben haben. Das ist gewollt und praktisch, aber es lohnt sich, im Haus einmal zu klären, was aus persönlichen Beständen geteilt werden darf.

Wenn jemand etwas nicht findet

Die Reihenfolge der Prüfung:

1. Zugriffsvorschau bei der betroffenen Person öffnen — erreicht sie den Ordner überhaupt?
2. Falls nein: Fehlt die Gruppenzugehörigkeit, oder fehlt der Gruppe der Zugriff?
3. Falls ja: Ist die Quelle enger gefasst als der Ordner?
4. Falls auch das passt: Ist die Quelle für die verwendete Modellstufe gesperrt? Siehe Modellstufen freigeben.
5. Erst danach: Ist das Dokument überhaupt eingelesen? Siehe Synchronisierung.