Einen Arbeitsbereich stilllegen

Unter Administration → Allgemein finden Sie am Ende die Gefahrenzone mit der Aktion Deaktivierung anfragen.

Diese Aktion können nur Eigentümerinnen und Eigentümer auslösen.

Was passiert

1. Sie fragen die Deaktivierung an und bestätigen den Sicherheitsdialog.
2. Es beginnt eine Karenzphase von 30 Tagen. Der Arbeitsbereich bleibt in dieser Zeit vollständig erreichbar — niemand wird ausgesperrt.
3. In der Übersicht steht ab sofort das Datum, ab dem gelöscht wird.
4. Nach Ablauf werden alle Daten des Arbeitsbereichs unwiderruflich gelöscht: Mitgliedschaften, Unterhaltungen, Wissen, Assistenten und Einstellungen.

Hinweis: In manchen Fassungen der Oberfläche steht im Hinweistext eine kürzere Frist. Maßgeblich ist das Datum, das nach der Anfrage in der Übersicht angezeigt wird — nicht die Zahl im Hinweistext.

Die Karenzphase ist zum Exportieren da

Nutzen Sie die Zeit, um den vollständigen Datenexport herunterzuladen — siehe Aufbewahrung, Protokoll und Export. Danach ist nichts mehr zu holen.

Denken Sie dabei an das, was nicht im Export steckt:

• Von Einzelpersonen erstellte Assistenten, die niemand exportiert hat.
• Inhalte, die nur in Unterhaltungen stehen und für die Arbeit noch gebraucht werden.
• Zugänge zu Fremdsystemen, die neu eingerichtet werden müssten.

Zurücknehmen

Solange die Karenzphase läuft, können Sie die Deaktivierung über Deaktivierung abbrechen jederzeit zurücknehmen. Der Arbeitsbereich läuft dann normal weiter; das Löschdatum entfällt.

Auf Anfrage kann der Habicht-Support das Fenster außerdem einmalig verlängern — maximal auf insgesamt 60 Tage. Das ist als Wechselhilfe vorgesehen, wenn die Übernahme der Daten in ein anderes System länger dauert.

Wenn Sie stattdessen nur aufräumen wollen

Die Stilllegung ist der große Hebel. Für die häufigeren Fälle gibt es mildere Mittel:

Anliegen	Besserer Weg
Ein Projekt ist beendet	Wissensordner und Assistenten archivieren statt den Arbeitsbereich stilllegen
Es soll weniger gespeichert werden	Aufbewahrungsfristen verkürzen — siehe Kapitel 10
Eine Person scheidet aus	Mitgliedschaft entfernen — siehe Mitglieder und Einladungen
Der Arbeitsbereich wird zusammengelegt	Erst exportieren und im Ziel importieren, dann stilllegen

Was protokolliert wird

Anfrage, Rücknahme und Verlängerung werden jeweils mit handelnder Person und Zeitpunkt festgehalten und sind im Protokoll nachvollziehbar — siehe Kapitel 10.