Mitglieder und Einladungen

Administration → Mitglieder & Einladungen zeigt zwei Listen: die aktuellen Mitglieder und die offenen Einladungen.

Eine Einladung als verantwortliche Person annehmen

Wurde der Arbeitsbereich für Sie eingerichtet und übergeben, erhalten Sie einen Einladungslink — per E-Mail oder direkt von der Stelle, die den Arbeitsbereich bereitgestellt hat.

1. Den Link öffnen und anmelden. Haben Sie noch kein Konto, wurde es beim Einladen angelegt; setzen Sie zuerst Ihr Passwort.
2. Einladung annehmen. Die Einladungsseite nennt die Rolle, in die Sie eingeladen sind — hier Eigentümer. Danach sind Sie verantwortliche Person des Arbeitsbereichs und sehen die Administration.

Melden Sie sich mit genau der Adresse an, an die die Einladung ging. Weicht sie ab — etwa eine andere Schreibweise oder ein zweites Postfach —, wird die Annahme abgelehnt. Das ist die einzige Prüfung, die Link und Person aneinander bindet.

Bestand für die Einrichtung ein befristeter Zugang der bereitstellenden Stelle, endet er mit Ihrer Annahme automatisch. Im Protokoll des Arbeitsbereichs sehen Sie, wann er bestand und wann er geschlossen wurde.

Eine solche Einladung als Eigentümer stellt die bereitstellende Stelle nur für einen Arbeitsbereich aus, der noch keine Eigentümerin und keinen Eigentümer hat. Hat er schon eine, entstehen weitere Eigentümer nur innerhalb des Arbeitsbereichs, über Rolle bearbeiten — siehe unten.

Ihre erste Aufgabe danach: eine zweite verantwortliche Person benennen — siehe unten, warum eine allein zu wenig ist.

Jemanden einladen

1. Mitglied einladen anklicken.
2. E-Mail-Adresse eintragen und eine Rolle wählen — Mitglied oder Administrator.
3. Einladung senden.

Die eingeladene Person erhält eine Nachricht mit einem Link, der sie beim Annehmen automatisch dem Arbeitsbereich hinzufügt. Der Link gilt, bis die Einladung abläuft — üblicherweise nach sieben Tagen — oder widerrufen wird.

Als Eigentümer lädt man niemanden ein: Machen Sie die Person zuerst zum Mitglied oder Administrator und ändern Sie ihre Rolle nach der Annahme über Rolle bearbeiten.

Wenn die E-Mail nicht zugestellt werden kann

Kann die Plattform die Einladungsnachricht nicht versenden, bleibt die Einladung trotzdem bestehen. Der Dialog meldet, dass die E-Mail nicht zugestellt werden konnte, und zeigt stattdessen den Einladungslink mit der Schaltfläche Link kopieren. Geben Sie ihn der Person auf einem anderen Weg weiter. Er ist genauso gültig wie der Link aus der Nachricht und hat dieselbe Bindung an die E-Mail-Adresse.

Schließen Sie den Dialog erst, wenn Sie den Link kopiert haben — später zeigt ihn die Oberfläche nicht mehr an. Fehlt er Ihnen, widerrufen Sie die Einladung und laden Sie die Person erneut ein.

Der Dialog weist ab, wenn die Adresse bereits Mitglied ist oder eine offene Einladung dafür existiert — Sie können also nicht versehentlich doppelt einladen.

Wenn Ihre Organisation Single Sign-on mit automatischer Aufnahme nutzt, brauchen Sie in der Regel gar nicht einzuladen: Wer sich mit einer verifizierten Domain anmeldet, wird beim ersten Anmelden selbst aufgenommen. Siehe Anmeldung und Single Sign-on.

Die Mitgliederliste

Je Person sehen Sie Name, E-Mail-Adresse, Rolle und den Token-Verbrauch des laufenden Monats. Über das Menü am Eintrag:

Aktion	Wirkung
Zugriff anzeigen	Zeigt, welche Wissensordner diese Person erreicht — samt Herkunft des Zugriffs
Rolle bearbeiten	Wechselt zwischen Mitglied, Administrator und Eigentümer
Limits & Budget	Abweichender Speicher für eigenes Wissen und abweichendes Wochenbudget
Aus Arbeitsbereich entfernen	Beendet die Mitgliedschaft

Die eigene Rolle können Sie nicht ändern, und die letzte Eigentümerin oder der letzte Eigentümer lässt sich weder herabstufen noch entfernen.

Zugriff anzeigen ist das nützlichste Werkzeug bei der Frage „warum sieht die Person das (nicht)?". Es löst auch geerbte Gruppenzugriffe auf und nennt die Gruppe, die den Zugriff tatsächlich gewährt.

Die Spalte „Tokens (Monat)"

Die Spalte zählt nur, was die Person in diesem Arbeitsbereich verbraucht hat. Ist sie Mitglied in mehreren Arbeitsbereichen, erscheint ihr Verbrauch in den anderen dort, nicht hier.

Anzeige	Bedeutung
Eine Zahl	Verbrauch dieser Person in diesem Arbeitsbereich im laufenden Monat
0	Gemessen: in diesem Monat hier nichts verbraucht
—	Unbekannt — der Verbrauch ließ sich nicht ermitteln. Das ist keine Null.

„—" steht etwa, wenn die Person noch kein Abrechnungskonto hat oder die Abrechnungskomponente ihren Verbrauch nicht nach Arbeitsbereichen aufschlüsseln kann. Steht die Spalte bei allen Personen auf „—", ist die Abrechnungskomponente gerade nicht erreichbar — alle anderen Angaben der Liste stimmen trotzdem.

Die Spalte füllt sich einen Moment später als der Rest der Liste, weil die Zahlen aus der Abrechnungskomponente kommen. Die Liste ist währenddessen bereits vollständig bedienbar.

Offene Einladungen

Die zweite Liste zeigt, wer eingeladen wurde, in welcher Rolle, von wem und wann die Einladung abläuft. Abgelaufene Einladungen funktionieren nicht mehr — laden Sie die Person dann einfach erneut ein.

Über Widerrufen am Eintrag nehmen Sie eine offene Einladung zurück; der Link funktioniert danach nicht mehr.

Jemanden entfernen

Das Entfernen beendet die Mitgliedschaft in diesem Arbeitsbereich. Es löscht nicht das Benutzerkonto: Die Person kann weiterhin in anderen Arbeitsbereichen arbeiten.

Was dabei geschieht:

• Gruppenmitgliedschaften in diesem Arbeitsbereich entfallen, damit auch alle darüber gewährten Zugriffe.
• Von der Person erstellte Assistenten bleiben bestehen. Prüfen Sie, ob jemand anderes sie übernehmen muss — sonst pflegt sie niemand mehr.
• Unterhaltungen und Läufe bleiben so lange erhalten, wie es die Aufbewahrungsfristen vorsehen.

Vor dem Entfernen prüfen: Ist die Person letzte verantwortliche Person des Arbeitsbereichs, benennen Sie zuerst jemand anderen — sonst steht der Arbeitsbereich ohne Verantwortliche da.

Mehrere Arbeitsbereiche in mehreren Fenstern

Wer mehrere Arbeitsbereiche verwaltet, arbeitet immer im aktiven Arbeitsbereich — und der gilt für alle Fenster und Reiter zugleich. Wechseln Sie in einem Fenster den Arbeitsbereich, zeigt ein anderes Fenster noch den vorherigen an.

Speichern Sie in einem solchen Fenster etwas, kann der Hinweis Arbeitsbereich wurde gewechselt erscheinen: Die Änderung wurde dann nicht gespeichert, damit sie nicht im falschen Arbeitsbereich landet. Seite neu laden bringt das Fenster auf den aktiven Arbeitsbereich. Wechseln Sie danach bei Bedarf in den Arbeitsbereich zurück, in den die Änderung gehört, und nehmen Sie sie dort erneut vor. Später schließt den Hinweis, ohne etwas zu ändern.

Am sichersten arbeiten Sie mit mehreren Arbeitsbereichen nacheinander statt in parallelen Fenstern.

Wie viele Personen eine Rolle haben sollten

• Eigentümer: mindestens zwei. Bei nur einer Person hängt der gesamte Arbeitsbereich an einem Konto — bei Urlaub, Wechsel oder Ausscheiden kommen Sie an bestimmte Einstellungen nicht mehr heran, weil vier Rechte ausschließlich bei dieser Rolle liegen (siehe Rollen und Rechte).
• Administrator: so viele, wie tatsächlich verwalten. Die Rolle darf Wissen, Assistenten, Endpunkte und Gruppen ändern — das ist viel.
• Mitglied: alle anderen.