Das Protokoll

Unter Administration → Audit-Log sehen Sie, wer wann was im Arbeitsbereich getan hat — Änderungen an Einstellungen und Rechten ebenso wie die Vorgänge der täglichen Nutzung, jeweils ohne Inhalt. Einsehen dürfen es Eigentümer und Administratoren.

Was Sie sehen

Spalte	Inhalt
Zeit	Zeitpunkt des Vorgangs
Aktion	Was geschehen ist, als Kennung wie app.approved
Actor	Wer es getan hat — Person oder Dienst der Plattform
Resource	Worauf es sich bezog
Severity	Wie kritisch der Vorgang ist

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht mit zusätzlichen Angaben — darunter die Netzwerkherkunft, die Aufbewahrungsfrist des Eintrags und seine Kennung.

Notieren Sie diese Kennung, wenn Sie einen Vorgang an den Habicht-Support melden. Sie ist die eindeutige Fundstelle.

Blättern, filtern und suchen

Unter der Tabelle steht die Gesamtzahl der Einträge, die zu Zeitraum, Aktion und Suche passen, etwa „1–50 von 8 435". Mit Zurück und Weiter blättern Sie durch den ganzen Bestand, nicht nur durch die neuesten Einträge.

• Zeitraum — letzte 7, 30, 90 oder 365 Tage.
• Aktion — die Auswahl listet genau die Aktionen, die in Ihrem Protokoll vorkommen.
• Suche — durchsucht den ganzen gewählten Zeitraum, nicht nur die angezeigte Seite. Sie findet den eingegebenen Text wörtlich, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung, in der Aktion, in Art und Kennung des betroffenen Objekts, in der Kennung der handelnden Person und im Namen von Mitgliedern Ihres Arbeitsbereichs.

Der wählbare Zeitraum ist durch Ihre Aufbewahrungsfrist begrenzt: Steht sie auf 90 Tage, ist die Auswahl „365 Tage" leer.

Als Tabelle exportieren

Über CSV exportieren erhalten Sie alle Einträge, die Zeitraum, Aktion und Suche gerade treffen — dieselbe Menge, deren Gesamtzahl unter der Tabelle steht, nicht nur die angezeigte Seite.

Ein einzelner Export umfasst höchstens 50 000 Zeilen, und zwar die neuesten. Trifft der Filter mehr, sagt die Oberfläche das nach dem Export ausdrücklich. Grenzen Sie dann Zeitraum oder Aktion ein und exportieren Sie in Teilen.

Jeder Export wird selbst protokolliert — mit handelnder Person, Zeitpunkt und den verwendeten Filtern. Kurz hintereinander sind nur wenige Exporte möglich; warten Sie bei einer Abweisung einen Moment.

Der Export enthält personenbezogene Daten. Behandeln Sie ihn entsprechend und legen Sie ihn nicht auf einem allgemein zugänglichen Laufwerk ab.

Was protokolliert wird

Unter anderem:

• Änderungen an Mitgliedschaften und Rollen, Einladungen
• Änderungen an Gruppen und Freigaben
• Freigabe, Ablehnung und Änderung von Assistenten, einschließlich Übersteuerungen der Risikoklasse
• Änderungen an fremden Assistenten durch die Administration
• Anlegen, Ändern und Widerrufen externer Verbindungen
• Änderungen an Endpunkten und deren Veröffentlichung
• Automatische Aufnahmen über Single Sign-on
• Änderungen an den Aufbewahrungsfristen
• Anfrage, Rücknahme und Verlängerung einer Stilllegung
• Exporte des Protokolls und des Datenbestands
• Vorgänge der Nutzung: Unterhaltung angelegt, Nachricht gesendet, Antwort erzeugt, Assistent gestartet und abgeschlossen, Datei hoch- oder heruntergeladen, Aufrufe von Endpunkten

Was nicht darin steht

Das ist ebenso wichtig — verlassen Sie sich nicht auf Angaben, die es nicht gibt:

• Keine Inhalte. Keine Chat-Texte, keine Formularfelder, keine Dokumentinhalte, keine Anweisungstexte.
• Keine Zugangsdaten. Weder Passwörter noch Zugriffstoken.
• Keine Inhalte der Nutzung. Dass jemand eine Nachricht gesendet oder einen Assistenten gestartet hat, steht darin — was gefragt oder geantwortet wurde, nicht. Einzelne Lesezugriffe, etwa das Öffnen der Übersicht, erscheinen ebenfalls; ein vollständiges Zugriffsprotokoll ist es nicht.
• Keine Namenslisten bei Freigaben. Dass eine Sichtbarkeit geändert wurde, ist erfasst; an wen im Einzelnen, nicht.

Diese Zurückhaltung ist Absicht: Ein Protokoll, das alles mitschreibt, wird selbst zum Datenschutzproblem.

Wofür Sie es brauchen

• Nachweispflichten. Es belegt Ihre Verarbeitungstätigkeiten.
• Menschliche Aufsicht über KI. Zusammen mit der Datenschutz-Übersicht belegt es, dass eine berechtigte Person einen Assistenten nach Prüfung freigegeben hat.
• Klärung im Alltag. „Seit wann sieht die Abteilung diesen Ordner?" ist in zwei Minuten beantwortet, statt Gegenstand einer Diskussion zu sein.

Ein praktischer Rat

Sehen Sie regelmäßig hinein, nicht erst im Anlassfall. Ein monatlicher Blick auf die Einträge mit hoher Einstufung dauert wenige Minuten und macht Auffälligkeiten sichtbar, solange sie noch erklärbar sind. Wer das Protokoll zum ersten Mal öffnet, wenn etwas passiert ist, weiß nicht, was normal aussieht.