Aufbewahrungsfristen

Unter Administration → Retention legen Sie je Datenart fest, wie lange gespeichert wird.

Niedrigere Werte begrenzen das Risiko, höhere erleichtern die Nachvollziehbarkeit. Das ist die Abwägung, die Sie hier treffen — es gibt keinen richtigen Wert für alle Häuser.

Die fünf Bereiche

Bereich	Was betroffen ist
Unterhaltungen und Nachrichten	Chat-Verläufe und einzelne Nachrichten
Protokoll	Die Nachvollziehbarkeit sensibler Änderungen
Dokumente	Dokumente aus den Wissensordnern und ihre Suchsegmente
Angehängte Dateien	Hochgeladene Dateien, die zu einer Unterhaltung oder einem Assistenten-Lauf gehören
Audioaufnahmen aus Assistenten	Rohaufnahmen aus dem Audio-Schritt

Je Bereich stellen Sie eine Zahl von Tagen ein. Für die Audioaufnahmen gibt es zusätzlich Aus (nicht speichern), für die anderen Nie löschen. Direkt unter der Frist für Audioaufnahmen steht außerdem der Schalter Audioaufnahmen herunterladen erlauben (siehe unten).

Angehängte Dateien

Hängt jemand eine Datei an eine Unterhaltung, wird sie aufbewahrt und nicht nur ausgelesen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass der Assistent später gezielt einzelne Blätter und Zeilen einer Tabelle lesen kann, statt nur mit einer Textabschrift zu arbeiten.

Der Standardwert ist 90 Tage und damit bewusst kürzer als bei den Unterhaltungen. Der Grund: Die Unterhaltung ist die Aufzeichnung dessen, was besprochen wurde — die hochgeladene Datei ist das Rohmaterial dazu, und Rohmaterial muss seinen Zweck nicht überdauern.

Läuft die Frist ab, wird die Datei entfernt, der Eintrag bleibt. In der Unterhaltung steht weiterhin, dass diese Datei angehängt war; nur der Inhalt ist weg. Fragt jemand danach, sagt der Assistent, dass die Datei abgelaufen ist. Das ist Absicht — eine spurlos verschwundene Datei würde für die Betroffenen wie ein Fehler aussehen.

Aus (0 Tage) ist möglich: Dann wird beim nächsten Aufräumlauf jede angehängte Datei entfernt. Der Assistent kann Tabellen dann nicht mehr auswerten. Für Häuser, die Rohdaten grundsätzlich nicht vorhalten wollen, ist das der richtige Schalter.

Grenzen und Empfehlungen

Das Protokoll hat eine Untergrenze von 90 Tagen; empfohlen sind 365 Tage. Der Grund ist praktisch: Ein Vorfall fällt selten am selben Tag auf. Wer das Protokoll auf drei Monate stellt, kann eine Frage aus dem Vorquartal nicht mehr beantworten.

Die Audioaufnahmen sind der Bereich, bei dem sich das Nachdenken am meisten lohnt. Sie werden nur aufbewahrt, damit eine fehlgeschlagene Umwandlung in Text wiederholt werden kann — nicht als Archiv. Drei Möglichkeiten:

• Aus — es wird gar nichts gespeichert. Sicherste Variante, aber ein misslungenes Besprechungsprotokoll ist dann endgültig verloren.
• Wenige Tage — deckt den eigentlichen Zweck ab.
• Länger — selten begründbar.

Bedenken Sie: Bei einer Besprechungsaufnahme sind Dritte betroffen, die der Aufnahme zugestimmt haben — nicht der Aufbewahrung. Kurze Fristen sind hier die naheliegende Wahl.

Die Frist entscheidet zugleich, wie lange Nutzende ihre Aufnahme aus dem Verlauf herunterladen können — sofern das Herunterladen erlaubt ist. Danach steht dort das Löschdatum statt einer Schaltfläche. Wer die Frist verkürzt, nimmt also auch diesen Zugriff früher weg; wer sie auf „Aus" stellt, gibt es gar nicht erst.

Herunterladen von Audioaufnahmen

Mit dem Schalter Audioaufnahmen herunterladen erlauben legen Sie fest, ob Nutzende die gespeicherte Rohaufnahme ihrer eigenen Läufe auf ihr Gerät laden dürfen. Ab Werk ist er eingeschaltet.

Ist er ausgeschaltet:

• Aufnahmen werden nirgends in der Oberfläche angeboten — der Bereich „Aufnahmen dieses Laufs" unter dem Ergebnis und der Hinweis „Aufnahme vorhanden" in der Verlaufsliste entfallen ganz, beim Audio-Schritt fehlt die Schaltfläche zum Herunterladen. Ein Hinweis, dass Sie das Herunterladen abgeschaltet haben, erscheint bewusst nicht.
• Die Aufnahme wird weiterhin gespeichert, und zwar so lange, wie die Frist darüber festlegt. Erneut transkribieren bleibt möglich: Dabei verlässt die Aufnahme das System nicht.
• Der Schalter wirkt sofort und nicht erst mit dem nächsten Aufräumlauf. Klickt jemand auf einer noch offenen Seite auf „Aufnahme herunterladen", verschwindet die Aufnahme dort, statt geladen zu werden.

Frist und Schalter sind voneinander unabhängig. Wer Aufnahmen gar nicht vorhalten will, stellt die Frist auf Aus. Wer sie für einen zweiten Transkriptionsversuch behalten, aber nicht herausgeben will, lässt die Frist stehen und schaltet das Herunterladen aus.

Auskunftsersuchen (Art. 15 DSGVO). Bei eingeschaltetem Schalter kann eine Person ihre eigene Aufnahme selbst herunterladen. Ist er ausgeschaltet, geht das nicht mehr über die Oberfläche — auch nicht für die Person selbst. Legen Sie deshalb mit Ihrer Datenschutzkoordination fest, wie Sie ein Ersuchen zu einer Rohaufnahme beantworten. Besprechungsaufnahmen enthalten Stimmen Dritter; das Recht auf eine Kopie darf deren Rechte nicht beeinträchtigen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO). Das ist in der Regel der Grund, aus dem ein Haus den Schalter ausschaltet.

Jede Änderung des Schalters steht mit altem und neuem Wert im Protokoll.

Änderungen wirken in die Zukunft

Bereits abgelaufene Daten werden beim nächsten planmäßigen Aufräumlauf endgültig entfernt. Eine Verkürzung wirkt also nicht sofort, sondern mit dem nächsten Durchlauf — und dann auf einen Schlag.

Das hat zwei Folgen für Sie:

1. Prüfen Sie vor einer Verkürzung, ob etwas gebraucht wird. Nach dem Aufräumlauf ist es weg.
2. Eine Verlängerung holt nichts zurück. Was gelöscht ist, bleibt gelöscht.

Was Sie hier nicht steuern

Einige Fristen liegen fest:

• Probeläufe von Assistenten werden nach kurzer Zeit automatisch entfernt.
• Pausierte Läufe werden nach einer festgelegten Frist abgebrochen.
• Benachrichtigungen haben eigene, kurze Fristen.

Ein sinnvolles Vorgehen

1. Mit der Datenschutzkoordination abstimmen, welche Fristen Ihr Haus vorsieht. Häufig gibt es dafür bereits Festlegungen aus anderen Verfahren.
2. Das Protokoll großzügig bemessen — es enthält keine Inhalte, nur Vorgänge.
3. Unterhaltungen und Dokumente an der fachlichen Notwendigkeit ausrichten, nicht am technisch Möglichen.
4. Die Einstellung dokumentieren. Bei einer Prüfung ist die Frage nicht nur, welche Frist gilt, sondern warum.