Ordner und Quellen

Die Wissensbasis kennt zwei Arten von Einträgen:

Eintrag	Zweck
Ordner	Strukturiert den Bestand und steuert die Berechtigungen. Enthält Unterordner und Quellen.
Quelle	Die eigentliche Herkunft der Inhalte. Liegt immer in einem Ordner.

Ein Klick auf einen Ordner öffnet die zusammengefasste Sicht: Kennzahlen über den gesamten Teilbaum und die Berechtigungen. Ein Klick auf eine Quelle öffnet die Arbeitsansicht mit eigenen Reitern.

Die Quellenarten

Art	Wofür
Upload	Dateien, die Ihre Leute selbst hochladen
Website	Eine Webseite, die regelmäßig durchsucht wird
WebDAV	Ein Dateiserver — siehe WebDAV-Quellen
Webhook	Ein System, das Inhalte aktiv hereinschickt — siehe Webhook-Quellen
Verbindung	Ein angebundenes Fremdsystem — siehe Externe Verbindungen

Nicht jede Art steht jedem offen. Upload, Website und WebDAV legt jedes Mitglied auch selbst an — im eigenen Bereich „Mein Wissen". Webhook und Verbindung setzen Verwaltungsrechte für die Wissensbasis voraus: Beide öffnen einen Weg, über den Inhalte von außen hereinkommen, und wer diesen Weg aufmacht, entscheidet die Administration. Ohne die nötigen Rechte erscheinen die beiden Arten gar nicht erst in der Auswahl — wer eine davon braucht, wendet sich an die Administration des Arbeitsbereichs.

Anlegen

In der Seitenleiste finden Sie zwei Plus-Symbole — im Kopfbereich und beim Überfahren eines Ordners:

• Ordner anlegen. Im Kopfbereich der Wissensbasis entsteht ein Ordner für den ganzen Arbeitsbereich, im Bereich „Mein Wissen" ein persönlicher, und beim Überfahren eines Ordners ein Unterordner.
• Quelle anlegen. Öffnet den Dialog mit der Auswahl der Quellenart. Legen Sie die Quelle im Kopfbereich an, wählen Sie den Zielordner im Dialog; beim Anlegen an einem Ordner ist er bereits gesetzt.

Die Reiter einer Quelle

Reiter	Inhalt
Dokumente	Die eingelesenen Dokumente mit Suche und Vorschau. Hier löschen Sie einzelne Dokumente.
Konfiguration	Adresse, Zeitplan, Zugangsdaten, Betriebsart, Texterkennung
Statistik	Kennzahlen nur zu dieser Quelle — nützlich, um den Beitrag einer Quelle einzuschätzen
Zugriff	Verfeinerung der Berechtigungen — siehe Berechtigungen
Historie	Die Synchronisierungsläufe — siehe Synchronisierung

Darüber liegt die Aktionszeile mit Jetzt synchronisieren, Im Ordner öffnen und Quelle löschen.

Wie weit eine Website-Quelle liest

Eine Website-Quelle liest höchstens 2000 Seiten je Durchlauf und folgt Verweisen höchstens zehn Ebenen tief von der angegebenen Startadresse aus. Diese beiden Werte gelten, solange Sie im Reiter Konfiguration unter Erweitert nichts anderes eintragen; sie stehen dort von Anfang an und lassen sich jederzeit ändern.

Reicht das Seitenlimit nicht aus, meldet die Quelle nach dem Durchlauf Crawl-Limit erreicht. Es sind dann noch Verweise offen geblieben. Sie haben zwei Möglichkeiten: das Limit anheben, oder die Website auf mehrere Quellen mit engeren Startadressen aufteilen. Das Aufteilen ist meist das bessere Mittel — jede Quelle bleibt überschaubar, und Sie können die Bereiche getrennt berechtigen.

Eine geringere Tiefe hält die Quelle bei den Einstiegsseiten; eine höhere erreicht auch tief verschachtelte Unterseiten, kostet aber Laufzeit und nimmt Randbereiche mit, die niemand sucht.

Die Kennzahl „Speicher"

Der Reiter Statistik weist den belegten Platz getrennt nach Daten (dem gewonnenen Text und seinen Suchabschnitten) und Vektoren (deren durchsuchbarer Darstellung) aus. Bei einem Ordner sind die Werte über alle Unterordner aufsummiert.

Es ist normal, dass die Vektoren mehr Platz belegen als der Text selbst — oft ein Mehrfaches. Wer den Verbrauch senken will, muss deshalb Dokumente entfernen; an den Vektoren allein lässt sich nichts sparen, solange die Dokumente durchsuchbar bleiben sollen.

Es ist dieselbe Rechnung wie in der Speicher-Karte unter Administration. Die Summe eines Ordners kann also nie größer sein als die des gesamten Arbeitsbereichs; ist sie es doch, melden Sie das dem Habicht-Support.

Wie Sie die Struktur schneiden sollten

Weil Berechtigungen am Ordner hängen, ist die Ordnerstruktur in erster Linie eine Berechtigungsstruktur — nicht ein Ablagesystem.

Ein brauchbares Vorgehen:

1. Nach Zugriffskreis schneiden, nicht nach Thema. Alles, was dieselben Leute sehen dürfen, gehört in denselben Ordner.
2. Erst danach nach Thema unterteilen — die Unterordner erben ohnehin.
3. Einen Ordner für alle anlegen, der Allgemeingültiges enthält (Hausordnung, Formulare, Handbücher). Der spart die meisten Einzelanfragen.

Zwei häufige Fehler:

• Zu feine Struktur. Zwanzig Ordner mit je drei Dokumenten sind zwanzig Berechtigungssätze, die gepflegt werden wollen.
• Ein Sammelordner für alles. Dann bekommt jede Freigabe automatisch den gesamten Bestand — und Sie können nichts mehr einschränken, ohne umzubauen.

Persönliches Wissen

Neben dem gemeinsamen Bestand gibt es Mein Wissen: persönliche Ordner, die jeder Person allein gehören. Die Administration hat an persönlichen Ordnern anderer Personen keine Rechte — auch nicht als Eigentümerin oder Eigentümer des Arbeitsbereichs und auch nicht mit dem Recht, die Wissensbasis zu verwalten:

• Sie sehen die Inhalte nicht, und die Wissenssuche durchsucht sie für Sie nicht.
• Sie können einen fremden persönlichen Ordner weder umbenennen noch löschen, weder freigeben noch darin etwas anlegen. Die Plattform antwortet darauf wie auf einen Ordner, den es nicht gibt.

Was Sie über fremde persönliche Bestände erfahren, ist die Zahl und die Namen der persönlichen Ordner einer Person in der Zugriffsvorschau — siehe Berechtigungen. Scheidet jemand aus und wird sein persönliches Wissen weiter gebraucht, muss die Person es vorher selbst teilen oder übergeben.

Einzelne Quellen daraus können Ihre Leute gezielt mit anderen teilen, ohne den Ordner sichtbar zu machen — siehe Berechtigungen.

Löschen

• Eine Quelle zu löschen entfernt unwiderruflich auch alle daraus eingelesenen Dokumente.
• Einen Ordner zu löschen entfernt auch alle Unterordner und Quellen darin.

Vor beidem steht eine Sicherheitsabfrage. Es gibt danach keinen Papierkorb.