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Darstellung

AdministrationshandbuchAssistenten verwalten

Assistenten-Gruppen

Assistenten-Gruppen gliedern den Katalog in Abschnitte. Statt einer flachen Kachelliste erscheinen die Assistenten dann unter Überschriften wie „Wissensmanagement" oder „Sitzungen und Protokolle".

Nicht zu verwechseln mit den Gruppen aus Kapitel 2. Jene steuern Berechtigungen, diese nur die Darstellung im Katalog.

Gruppen verwalten ​

Die Gruppen werden zentral gepflegt, damit kein Wildwuchs entsteht:

  1. Administration → Assistenten-Gruppen öffnen. Der Punkt ist nur mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar.
  2. Oben eine neue Gruppe über ihren Namen anlegen.
  3. Die Reihenfolge mit den Pfeilen festlegen — sie bestimmt, in welcher Folge die Abschnitte im Katalog erscheinen.
  4. Umbenennen: direkt im Namensfeld der Zeile.
  5. Löschen: über das Papierkorb-Symbol.

Beim Löschen gehen keine Assistenten verloren. Sie rutschen in den Abschnitt „Ohne Gruppe".

Einen Assistenten zuordnen ​

Das macht die erstellende Person selbst: Assistent bearbeiten → Reiter Allgemein → Feld Gruppe → speichern.

Sie können die Zuordnung als Administration über Alle Assistenten ebenfalls setzen.

Was die Nutzenden sehen ​

Im Katalog stehen die Assistenten unter den Gruppenüberschriften in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge. Ohne Gruppe zugeordnete Assistenten stehen im Abschnitt „Ohne Gruppe" am Ende. Sind gar keine Gruppen vergeben, bleibt der Katalog eine flache Liste.

Die Übersicht Verwalten bleibt bewusst flach — die Gliederung dient dem Stöbern, nicht der Verwaltung.

Wie Sie sinnvoll gliedern ​

  • Nach Tätigkeit, nicht nach Organisationseinheit. Die Leute suchen „womit mache ich ein Protokoll", nicht „was hat Abteilung III gebaut".
  • Wenige, breite Gruppen. Fünf bis acht Abschnitte sind gut überschaubar; zwanzig sind wieder eine flache Liste, nur mit mehr Überschriften.
  • Reihenfolge nach Häufigkeit. Was täglich gebraucht wird, gehört nach oben.
  • Lieber spät gliedern. Solange es ein Dutzend Assistenten gibt, hilft die Suche mehr als jede Struktur. Gliedern Sie, wenn der Katalog unübersichtlich wird — dann wissen Sie auch, welche Abschnitte es wirklich braucht.